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采购备用金管理制度篇一

一、本制度适用于公司各部门及所有项目部。

二、备用金范围

1、采购员零星采购备用金;

2、个人因公出差零星开支备用;

3、经常性的零星开支备用金;

4、项目兼任财务人员备用金;

5、其他备用金。

三、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理。

四、备用金借款和报销手续程序

1、工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式两联，借款人按规定的格式内容填写借款单，并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。

2、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管领导审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核无误后，办理报销手续。

3、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

4、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围;使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。

五、备用金额度

1、采购员借用的零星采购用款，单次不得超过5000元，超过5000元的材料采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序经审核批准后，到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过10000元的采购，必须按照工程部制度规定，走合同审批程序采购。

2、员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。

3、各工程项目备用金，视各项目情况不同，备用金额度暂定为每周1万—5万。特殊情况，需由项目经理提前向总经理说明情况，予以审批。

4、其他借款，根据实际情况核定金额。

六、备用金使用审批权限

备用金使用由部门负责人签字批准，部门负责人为备用金借款的第一责任人。

七、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

八、借用备用金的人员应在两周内冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。

九、所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。

十、本制度由公司财务部负责解释和修订。

十一、本制度自下发之日起实施。

采购备用金管理制度篇二

1、目的：为了加强项目部备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。

2、名词解释：备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。

3、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。

4、本制度规定了备用金借用和报账手续及备用金的管理要求。

5、备用金借款和报销手续

5、1工作人员需临时借用备用金时，先到财务部办事处索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式三联，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经项目主管经理签字同意，再由财务负责人签字批准后，方可到财务部办事处办理借款手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。

5、2借款人员完成业务后应在三日内到财务部办事处索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管经理审批后，再将“报销单”返回财务部办事处，财务人员根据财务制度规定认真审核，审核无误后，办理报销手续。

5、3借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

6、备用金的管理

6、1因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部办事处根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。

6、2财务部办事处应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

6、3借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部办事处发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部办事处将从下月起直接从借款人奖金中抵扣，不再另行通知。

6、4跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销年借款。

采购备用金管理制度篇三

一、目的

为了加强公司各部门备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。但必须做到专款专用，专人专账管理，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。

二、范围

是各部门人员用作日常办公用品开支、项目管理及实施、差旅费、搬运、货运、临时网费及日常性费用之类的借用款项。

三、职责

1、由财务中心门负责备用金的审核、发放和收回；

2、由各有关部门负责人负责备用金发放的初审及协助备用金的收回；

3、由总经理负责备用金的审批。

四、备用金分类

为保证日常临零支付而单独储备的现金。备用金分定额备用金、临时备用金、出纳备用金三种：

1、定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、比较固定的特点；

2、临时备用金是指因公司业务需要而暂时借支的现金，具有一次性、时间较短的特点；

3、出纳备用金是指因结算需要而准备的库存现金，具有金额较大、流转快的特点，一般不超过规定限额。

五、管理要求：

1、备用金帐户由专人负责，实行专帐管理。各部门需将备用金帐户管理人员的情况报财务中心备案；

2、备用金管理员及时做好备用金帐户的收支记录，备用金帐户按季度结清，备用金管理员应于每季度10号前将收支情况以电子报表形式报公司财务中心；

3、公司财务中心有权对各部门的备用金帐户进行不定期清查，备用金的支出要严格遵守公司的制度，不得出现白条抵帐，未经同意任何人无权转借备用金；

4、定额备用金每年为一次周转期，即年底收回备用金，备用金归还后如需要继续借用，其借款审批手续需重新办理。

六、备用金的使用程序：

1、定额备用金和临时备用金的使用：

1）借款部门填写《备用金申请表》——部门经理签字——中心负责人签字——财务中心核签备用金额度——总经理审批——会计记帐——出纳审核付款；

2）各部门内部使用备用金，备用金专管员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款；

3）备用金专管员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出，每季度10号前备用金专管员汇总清理备用金帐户，并将备用金帐户的收支情况报财务中心备查；

4）借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，备用金专管员发出催办通知后还不办理者，备用金专管员可通知财务中心将从下月起直接从借款人工资中抵扣。

2、出纳备用金的使用：

1）出纳填写《备用金申请表》——财务经理审核——总经理审核——执行董事审批，

填写基本户银行支票（或网上银行转帐提现）——会计根据相关票据记帐。

2）出纳备用金必须注意安全第一原则，有专用保险柜存放现金，并且存放地点符合公安、公司安全管理原则。

3）保险柜隔夜存放现金额不得超过控制金额，特殊情况下的大额存放，必须及时向财务经理报告，以便采取相应的安全措施。

4）出纳备用金必须日清月结，每天核对帐实数据。

5）出纳备用金的直接责任人为当事现金出纳员，财务中心经理负管理责任。

3、因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的，必须办理变更手续，变更方法采用借还两条线，即原责任人办理还款，新责任人办理借款。

4、备用金的申请必须严格遵守公司的管理制度，由部门提出申请，经部门负责人、中心负责人审核，财务中心核准，公司总经理审批后，方能划入指定帐户或领取现金；

5、上年度备用金帐户没有结清的，不能申请下年度的备用金

七、其他相关规定：

1、从事工作未满一年其出差借款不作为备用金，仅作为暂借款，在结算时由财务中心负责收回；

2、备用金借款的员工一旦离开公司或调离岗位，应在离开或调离之前还清备用金。部门负责人有义务及时通知财务中心清帐，否则，造成的损失由相关部门负责。若无法归还且造成经济损失的，借款人承担相应的法律责任；

3、使用备用金人员应及时办理结算手续，公司将不定期地对备用金私用现象进行检查，促使备用金处于正常状态。

八、惩罚

1、出纳在审批手续不全情况下借支备用金的，按借支金额10%处罚，情节严重者直接除名并追究其法律责任；

2、到期临时备用金借款未及时收回的，也无法提供其他特批书面报告的，每发现一笔，对出纳扣罚100元；

3、对于超过周转期还不能足额归还备用金的，财务中心有权在工资中扣除，并对未归还部分按月利率1%计算利息，计息日期从借款之日起计算；因长期出差在外无法回借款地归还的或其他特殊原因需要续借的，必须提出书面报告，并经中心负责人审核，总经理批准后免于罚息，提交财务中心备案；

4、财务中心负责人负责对备用金定期盘点（一个月不少于一次），对因未及时盘点而出现的损失承担连带责任；备用金盘点损失，一律由责任人赔偿；

5、若借款人拒不归还（超过归还时间一个星期），由出纳提出申请经批准后，告知人力行政中心相关人员在工资奖金中扣收借款额和逾期利息。如人力行政中心未作扣款处理，每次处罚100元，造成损失的，由责任人承担.

6、财务中心对借款人的借款信用进行评定，对于逾期还款或拒不还款等人员，严格控制以后借款，甚至取消借款资格；

九、附则

1.本管理制度解释权、修订权归人力行政中心。

2.本管理制度自20ｘｘ年10月01日起执行。

采购备用金管理制度篇四

备用金（国际上也称暂定金额）是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。预支备作差旅费、零星采购等用的备作金，一般按估计需用数额领取，支用后一次报销，多退少补。对于零星开支用的备用金，可实行定额备用金制度，即由指定的'备用金负责人按照规定的数额领取，支用后按规定手续报销，补足原定额。

1、备用金借支管理

（1）企业各部门填制“备用金借款单”，一方面财务部门核定其零星开支便于管理；另一方面，凭此单据支给现金。

（2）各部门零星备用金，一般不得超过规定数额，若遇特殊需要应由企业部门经理核准。

（3）各部门零星备用金借支应将取得的正式发票定期送到财务部门备用金管理人员（出纳员）手中，冲转借支额或补充备用金。

2、备用金保管

（1）备用金收支应设置“备用金”账户，并编制“收、支日报表”送交经理查看。

（2）备用金定期根据取得的发票编制备用金支出一览表，及时反映备用金支出情况。

（3）备用金账户应做到逐月结清。

（4）出纳人员应妥善保管各种与备用金相关的各种票据。

备用金的管理不论采用何种办法，都应严格备用金的预借、使用和报销的手续制度。

3、备用金预借、使用及报销流程

4、备用金的会计核算

（1）预付及补充备用金时借：其他应收款――备用金贷：银行存款

（2）经审核报销时

借：制造费用、管理费用等。

贷：其他应收款――备用金。

（3）收回备用金余额时

采购备用金管理制度篇五

一、目的：为了加强分公司备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。

二、名词解释：备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。

三、适用部门：北京宏强富瑞技术有限公司各分公司四、细则：

1、使用部门必须设立专人（分公司出纳）经管定额备用金，分公司出纳必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金日记账，记录各种零星支出。

2、使用部门必须保证备用金的安全，禁止将其存入私人银行账号，禁止私自挪用。

3、分公司出纳应根据实际收支每日登记备用金日记账，做到日清月结。并在每月月末做备用金盘点表，盘点人及分公司负责人签字，并将盘点结果扫描传至总部出纳。

4、对于备用金出现的差异任何人不得瞒报，应立即查明原因，并根据公司的相关制度确定相关人员的责任，及时进行处理。

5、费用报销程序：报销人按下款要求自行粘贴票据并填制费用报销单或差旅费报销单，由审核会计复核，总部出纳根据复核后的支出凭单向分公司财务支付报销款。

6、对原始票据的要求：

⑴、所有票据必须是合法的正式发票，除定额票据外，其余票据都必须是一次性套写清楚的票据，收据（财政票据除外）及白条不予报销；

⑵、原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。

原始票据必须按交通票据、住宿票，招待票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴或分类别审批报销，不能混合粘贴。

⑶、支出凭单票面书写应规范，大小写一致且正确，不得涂改，责任人及主管领导应签字。

⑷、不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。

⑸、对于审批手续不全的原始凭证，出纳不得付款。

⑹、未按规定时间报销的，财务部门应根据相关规定扣除票面金额报销。

⑺、财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店或其他相关人员直接查询，如有虚假行为取消该项费用报销

采购备用金管理制度篇六

目的：备用金的设立是为了一些部门或个人因为业务的特殊性而出现的，为了保证备用金的完整性和安全性，特拟定以下制度。采购员、收银员、出纳员、司机等要熟悉并遵守此制度。

1、备用金的申请

(1)要求设立备用金的部门或个人需先填好借支单，说明原因。

(2)财务部对此进行调查和审核，如果确因业务需要，财务部请示总经理审批。

(3)经过审批同意后，申请人可到财务部出纳处领取备用金。

(4)申请人领取备用金，我部即可确认其为备用金保管人(简称保管人)，保管人负责备用金的完整和安全。

2、备用金的保管使用

(1)设立备用金的部门或个人必须对备用金专款专用，不得出现占用、挪用备用金的情况。

(2)财务部可对设有备用金的部门或个人定期或不定期地进行盘点，盘点时财务人员和保管人一起清点备用金，并填制备用金盘点表，双方签字确认。

(3)在对备用金的盘点当中，如果发现备用金有被占用、挪用、短缺等情况，必须由保管人立即补上，有长款情况则要求保管人解释原因。

(4)任何人不得对保管人提出借用备用金的要求，否则，财务部有权对此行为进行处罚。

(5)如果备用金一直都发生短缺、占用、挪用等现象，我部有权对保管人进行经济及行政处罚(经济处罚是短缺、占用、挪用款的2-5倍。行政处罚是口头、严重警告、最后警告等处罚)。

(6)保管人在使用备用金时，可用符合财务制度的单据到财务部报销，经过报销后到出纳处领取相应的报销金额。

3、备用金的归还

(1)保管人因业务关系不需要可随时将备用金归还财务部，财务部开出收据给保管人以证明其已将备用金归还。

(2)财务部在盘点备用金过程中，如发现保管人不需要备用金或备用金使用量不大，有权要求保管人在限期内归还部分或全部备用金。

采购备用金管理制度篇七

1、本公司各部门零用周转金的划拨采取定额式，各部门划拨1 000元，以供日常零星开支之用。

2、各部门的备用金限用于购置消耗性文具用品及事务性临时开支，其余购置器具修缮或金额较大的开支，均应先行呈准后始得办理。

3、各部门应于每周六抄报本周诸项费用开支，限次周星期一送会计 科审核，次周星期三由会计 科按各单位核准金额划拨，但开支申请金额较少者，合并至下周统一划拨。

4、各部门按周抄报该部门费用时，应按次序编号填制备用金报表，一式两份，一份自行留底存查，一份送会计科凭以核对。

5、各部门申请核拨时，应将发票或收据贴于原始凭证粘贴页上，在粘贴页右下端应有部门主管、申请人签章证明。

6、索取发票或收据时，应注意本公司抬头、厂家及负责人签章品名、金额、数量等。

7、会计科审核各部门备用金申请，须会同有关单位按其授权范围审核各项费用，并通知单位。

8、各部门备用金账务处理以不设立账簿记载为原则，仅以备用金周报表代替。备用金（现金）报表代替现金簿，备用金（各项费用）明细表代替费用明细账。

9、各部门各项费用应于发生当月报销。

10、本办法未定事项，按惯例或会计一般处理原则办理。

采购备用金管理制度篇八

第一条、为了加强公司各办事处备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。

第二条、备用金是各办事处工作人员用作日常办公用品开支、项目管理及实施、差旅费等以现金方式借用的款项。

第三条、实行备用金制度有利于各办事处工作人员用心灵活地开展业务，从而提高工作效率，但务必做到专款专用，专人专账管理，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。

第四条、备用金的管理要求：

1、备用金帐户由专人负责，实行专帐管理。各办事处需将备用金帐户管理人员的状况报部公司备案。

2、备用金管理员及时做好备用金帐户的收支记录，每周五下班前将本周的收支状况以电子报表形式报公司人事行政部。

3、备用金帐户按月结清，备用金管理员应于每月25日结清备用金帐户，将备用金帐户的支出凭证分类整理随备用金帐户的收支状况表以快递方式报公司人事行政部。

4、公司财务部有权对各办事处的备用金帐户进行不定期清查，备用金的支出要严格遵守公司的财务制度，不得出现白条抵帐，未经同意任何人无权转借备用金。

第五条、备用金的申请：

1、备用金的申请务必严格遵守公司的财务制度，由办事处负责人提出申请，经人事行政部审核，公司总经理审批后，方能划入指定帐户。

2、备用金申请时光为每月1日。

3、上月备用金帐户没有结清的，不能申请下月的备用金。

第六条、备用金的支出范围：

1、办事处日常办公支出;

2、办事处所辖市场的项目实施与管理支出;

3、办事处所用办公设备/固定资产类支出;

4、办事处所连辖市场开发支出;

5、其他得到批准的支出;

第七条、备用金的使用程序：

1、办事处人员需支取备用金时，需填写“借款单”，借款人按规定的格式资料填写借款日期、借款人、借款用途和借款金额等事项，经项目主管经理签字同意，再由备用金专管员审核后，方可使用备用金。

2、借款人员完成业务后应在三日内到备用金专管员处，填写好“报销单”的各项规定资料，并经主管经理审批后，再将“报销单”回到备用金专管员处，专管员审核无误后，办理报销手续。

3、借款人办理报销手续时，备用金专管员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

4、备用金专管员务必妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出，每月31日备用金专管员汇总清理备用金帐户，并将备用金帐户的收支状况报总公司人事行政部门备查。

5、借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，备用金专管员发出催办通知后还不办理者，备用金专管员可通知财务部将从下月起直接从借款人奖金中抵扣，不再另行通知。

6、跨年度使用备用金时，年底务必重新办理借款手续，并冲销年借款。

第八条、备用金的报销程序

1、备用金实行按月结算的管理方式。

2、备用金专管员于每月25日将“备用金”帐户汇总，编制当月备用金帐户的结算表，整理相关的收据、发票以及各种报销凭证附结算表后快递总公司人事行政部，由人事行政部统一到财务部报销。

第九条、本办法由公司人事行政部制定，并负责解释、修改。

采购备用金管理制度篇九

1、目的：为了加强项目部备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。

2、名词解释：备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。

3、实行备用金制度有利于各部门工作人员用心灵活地开展业务，从而提高工作效率，但务必做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。

4、本制度规定了备用金借用和报账手续及备用金的管理要求。

5、备用金借款和报销手续

（1）工作人员需临时借用备用金时，先到财务部办事处索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式三联，借款人按规定的格式资料填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经项目主管经理签字同意，再由财务负责人签字批准后，方可到财务部办事处办理借款手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项资料是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。

（2）借款人员完成业务后应在三日内到财务部办事处索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定资料，并经主管经理审批后，再将“报销单”回到财务部办事处，财务人员根据财务制度规定认真审核，审核无误后，办理报销手续。

（3）借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

6、备用金的管理

（1）因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部办事处根据实际状况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门务必设立专人经管定额备用金，备用金经管人员务必妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。

（2）财务部办事处应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

（3）借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部办事处发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部办事处将从下月起直接从借款人奖金中抵扣，不再另行通知。备用金管理制度。

（4）跨年度使用备用金时，年底务必重新办理借款手续，并冲销年借款。