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为保证公司档案的完整性，加强文书档案立卷工作，特制定本制

度。

一、公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的材料，都要按年度分别立卷归档。

带走或销毁。

三、文件材料的收集管理

1、坚持部门收集、管理档案材料制度。各部门均应指定专(兼)职档案人员，负责管理本部门的归档材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知公司档案室。

2、凡公司缮印发出的公文(含定稿和两份列印的正件与附件、批复、请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

3、一项工作由几个部门参与办理，在办理过程中形成的档案材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

四、各部门专(兼)职档案员的职责：

1、了解本部门的工作业务，掌握本部门材料的归档范围，收集管理本部门的归档材料。

2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的档材料及时收集归卷，每年三月份前将应归档材料归档完毕，并向档案室办好交接手续。

3.承办人员借用归档材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用材料登记手续。

五、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录、会议纪要等。

2、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等材料。

3、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

4、公司的请示与上级机关的批复。

5、公司反映主要职能活动的报告、总结。

6、公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。7、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

8、公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件。

9、公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录影等。

六、平时归卷

1、各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的档材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

2、各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时归档材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。

3、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的归档材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

4、专(兼)职档案人员应及时将已归卷的档材料，按照"案卷类目"条款，放入平时保存档案的卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。

七、立卷质量要求

1、为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室档案员负责组卷、编目。

2、案卷质量总的要求是：遵循档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

3、归档材料的种类、份数以及每份材料的页数均应齐全完整。

立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

特点，应保持档之间的密切联系并进行系统的排列。

7、卷内材料应按顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角和背面的左上角列印页号。

8、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内档目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

9、有关卷内材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

10、案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

孔一线封底打活结的方法装订。

12、案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内档目录)一档一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

档案收集范围主要为：包括文书档案、教学档案、科研档案、基建档案、人事档案、财务档案、声像档案、实物档案等，专业档案由各职能部门单独存档。

一 文书档案：

文件材料立卷归档要以本校在各项工作活动中产生和形成的文件材料为主。凡是反映和记述我校主要职能活动产生和形成的重要查考价值的文件以及与上述文件有密切关系的上级指示和有关资料，包括各单位的请示、报告等均属归档范围。

(一)文书档案归档范围

1本校党委、校长办公室、行政、工会、团委、民-主党派等组织在各项活动中产生和形成的文件材料，如上级来文、本校的请示、报告、有关批复、批示，重要会议记录、会议纪要、简报、讲话稿、代表名单、选举办法，长远规划、工作计划、总结、各项规章制度、通知等。

2其它单位发来与本校工作有密切关系的文件。

3本校因工作需要与外单位签订的合同、协议及来往信函。

4学校各部门启用印章的文件及印模。

5学校内部机构增减及人事任免、师资培训等工作形成的文件。

6校编简报、信息、校史、大事记。

7学校在外事管理工作中形成的出境审批，国际交流合作，参加国际比赛，外籍教师，留学生管理，外界专家学者、官员、友好人士来访等文件材料。

8教职工离职、退休、死亡及有关其它福利工作形成的文件。

9学校干部、职工、教师(教授、讲师)及党、团员名册。

10教职工的录用、定级、调资、考核等工作形成的文件。

11开展各项行政、教学、人事、科研等主要职能活动的综合统计年报。

12学校员工职称评审工作的文件材料。

13学校进行年终评比形成的文件材料。

14安全保卫、学校教职工出国审批材料。

15上级机关或校审计部门对离任领导及有关部门进行财务审计形成的审计材料。

16校纪检部门对违纪员工进行的立案调查材料。

17重要的群众来信来访材料。

18校属各部门只负责本部门撰稿的校发文件和与本部门工作关系密切的上级来文、外单位来文。

不归档的文件：

1内部门下发的需要本部门遵照执行的文件留本部门保存，不需向档案馆归档移交。

2上级机关普发仅供参阅，不需办理和执行的文件。

3上级机关征求意见的未定稿件。

4无查考利用价值的事务性、临时性文件。

5重份文件。

6一般性文件的历次修改稿(只存有部门领导签字的最后定稿)。

7非上级机关抄送、无需办理和执行的文件。

8作为参考的从各方面收集的文件材料。

9校内各部门之间相互、抄送的文件(非本校撰稿的文件)。

10未经领导修改签发的文件草稿。

以上材料可作为资料在部门内保存。

(二)归档要求：

1将反映同一问题的文件归总，将文件的底稿和定稿归总，将正文和附件归总，将请示和批复归总，将计划和总结归总，将转发文件与被转发文件归总。

2在文件顺序的排列上，定稿在前底稿在后，正文在前附件在后，批复在前请示在后，转发文件通知在前被转发文件在后，其它没有密切联系的文件一般以发文时间先后为序。

3审计材料、案件调查、出国审批材料均应将具有结论性的材料放在第一页，其它材料可遵循第2条执行。

4文件归档一般按年度立卷(文件落款时间)，跨年度的请示、批复在批复年立卷，跨年度的会议文件在召开年立卷，跨年度的案件调查在结案年立卷。(会议记录应一年一本，不能一本跨越多个年份)

5各部门自己撰稿的发文，应在领导签发后及时上传到学校《档案管理》软件中，各部门收到上级机关或外单位来文应在当天输入微机。

6文件录入时需将请示、批复分别录入;计划总结分别录入;文件的底稿和定稿算一件;正文和附件算一件;转发通知与被转发文件算一件;录入文件页数时，如文件正反面都有字的算两页。

7各部门应在归档前将前一年度形成的发文(本部门撰写)打印出一份纸质文件(用有校名全称的红字头纸，如用无字头的纸张打印应在落款处加盖公章)。

(三)归档文件的移交：

1归档文件的书写(包括发文稿纸的填写及领导批示签发必须使用钢笔、毛笔或签字笔，不得使用圆珠笔、钢笔及其它彩色笔。)本校发文要保存原文不得保存复印件。

2归档文件的纸张应统一使用标准的a4纸。如内容太多的表格可用a3纸。卷内文件中大于a4纸的要折叠成a4纸大小。小于a4纸的(如票据、介绍信)要将其粘贴在a4复印纸上。

3校内发文文件标题的拟制应遵照国务院颁发的公文管理条例的规定。三要素齐全(校名、两题、文种，如用红头纸可不写校名)。国家规定的公文种类包括：命令、决定、决议、公告、通知、通报、报告、计划、总结、请示、批复、统计报告、会议记录、会议纪要、函。

1)批转下级公文、转发上级文件、颁布规章制度、传达有关事项、干部任免、教工奖惩均应使用通知。

2)请示和报告应一文一事，一文不能同时反映两件没有关联的问题，也不能同时使用两个文种(如请示报告)

4文件归档前要去掉文件上的金属物，文件破损的要进行修补，字迹扩散的(如传真纸)要进行复制并与原件同时归档。

5每年形成的文件应在次年六月底前向校办档案移交。移交前应将准备归档的收文和发文分别打印，一式两份。移交时交接双方共同检查验收合格后双方在目录上签字后各存一份。

二 教学档案：

教学是学校的主要职能，因此教学档案是记录和反映学校教育质量和工作成果的最重要的历史资料。

(一)教学档案归档范围

1上级高度重视教育机关下达的指令性、指导性文件：如教育改革、教学计划、专业和课程设置，招生、毕业分配等方面的计划、指示、规定办法等。

2重点学科、专业、实验室、建设材料和有关论证、评估申报、审批材料。

3学科、专业、实验室建设的计划、总结、简报统计报表。

4招生计划、生源计划、招生宣传、招生总结及新生录取材料及名单。

5委培、代培、自费生计划、合同及名单。

6研究生入学试题及指导教师名册。

7新生入学登记、学籍学号、学生成绩总册，在校学生名册、学籍变更(升级、留级、休学、复学、转学、退学)及学生奖惩材料。

8各专业教学计划、教学大纲、教学总结，课程安排(包括课程表)、课程进度表，教师任课安排、典型讲义、教案、登记材料，各系各专业的考试题。

9教学实习、社会调查、社会实践的计划、总结及有关材料。

10优秀实习报告、学位评定条例、办法、计划、总结、学位委员会的会议记录、决定被授予的层次学位清册。

11优秀学士、学位论文、博士、硕士学位论文及评审材料。

12自编、主编教材、教学指导书、实习指导书和习题集及其它有保存价值的自编参考资料。

13教学用各专业使用的教材目录汇编。

14毕业生工作计划、总结、简报及毕业生供需统计、计划、合同。

15毕业生正式分配方案及调配派遣名册。

不归档文件：

1上级有关教学工作普发的不需办理或遵照执行的文件。

2上级有关教学工作未定稿的文件(征求意见稿)

3重份文件

4无查考利用价值的服务性临时性文件。

5校内其它部门发来或与外单位交换来的文件材料。

(二)归档要求：

教学档案的整理必须遵循其自然形成的规律保持文件间的有机联系，符合教学管理和教学实践活动成套性的特点。

1教学档案由教务处及各专业院、系办公室收集，教务统一保管整理。

2教学档案的文件材料应格式、标准统一，签字手续完备。

3教学档案材料一般归档一份，重要的教学文件可根据实际情况酌加副本，副本由教务处和各院系自行保存。

4教学档案材料的组卷应将同一内容的文件材料放在一起，如同一问题的材料过多可组成多卷，如文件太少可将几个问题相近的文件组成卷。

5文件材料未注明标题的应加制封面注明题名、责任者、时间。卷内材料使用a4纸，大于a4纸按规格折叠成手风琴式，图纸的图名、图签折在外面，小于a4的插图、照片应粘贴在a4纸上。

6凡教师业务档案中规定的内容分别归入其他类档案的(如：专著归入出版类，科研成果归科研类)应在卷内目录设备注中注明。

7教学档案形成后应及时录入微机中档案管理系统并打印出卷内文件目录一式两份。

(三)归档文件的移交：

1教学档案的归档以培养周期为准(即一届学生由入学开始到毕业为止)。在学生毕业当年寒假前一次性归档。

2教学档案移交时，交接双方必须当面验收检查文件材料是否齐全完整、整理排序、书写是否符合要求。

3移交时填写移交目录一式两份，双方签字后各持一份。

三、科研档案：

主要包括学校在科研实践活动中形成的各种形式和载体的原始记录材料。

1科研准备阶段：上级交办的科研项目、科研课题审批文件、任务书、委托书，科研项目计划、开课报告、方案论证、申报材料、合同、协议书，课题投资、预算和基金申请，计划的调整或撤销报告。

2研究实验阶段：各种载体的重要原始记录，有关文件、实验和设计的资料、数据、照片、图表等，以及课题研究计划的执行报告。

3总结鉴定验收阶段：各种科研报告、论文、专著、课题工作总结，专家评审意见、技术鉴定材料、鉴定证书、推广应用意见、参加鉴定验收人员名单，科研投资情况、决算等。

4成果和奖励申报阶段：科研成果奖励的'申报、审批材料及获奖材料，科研成果登记表、报告表及专利申请书、专利证书，科研成果转让合同、协议及推广应用方案及实施情况，科研成果的宣传报导及对外学术交流材料等。

5其他有保存价值的材料：记录科研工作方面的规章制度、组织机构、学术刊物、科研会议文件，配套的照片、底片录音、录像幻灯、影片增拷贝，生产定型鉴定材料、投产后的反馈意见。

不归档文件：

1上级有关科研工作普发的不需办理的文件。

2上级有关科研工作的未定稿文件及未生效的合同、协议。

3未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目。

4无查考利用价值的文件。

5与外单位交换来的材料。

6重份文件。

(二)归档要求:

1归档的科研文字材料必须反映科研项目活动的全过程、保证其完整、准确性，科研材料的立卷必须遵循其自然形成规律、保持其不同学科、专业科研材料的不同特点和成套性。

2几个部门或院系合作完成的研究课题由主持单位立卷、归档一整套档案。协作部门在自己所承担任务中形成的材料应由该部门负责收集整理，并将其送交主持单位与成套材料一并交校办档案馆归档管理。

3本校与校外其它单位合作完成的科研项目应在协议合同或委托书中注明其科研文件的归属。如：主持单位非本校或文件归属非本校的项目，参加科研项目研究工作的人员应负责将本校报承担的任务形成文件、复印件交本校校办档案馆归档管理。

1)论文、专著、鉴定材料及成果申报与获奖材料。

2)立项申报、批准材料、科研投资与经费核算材料。

3)其它科研材料可按科研阶段或时间先后依次整理立卷。

5研档案归档前应先除掉金属钉，有破损的应进行修补。大于a4的要进行折叠。

6课题组在归档前对归档材料进行保管期限和密级的划分，保管期限分永久、长期、短期，密级分绝密、机密、秘密。

7课题组长填写归档说明书，放入每一课题第一卷目录前。

三、归档文件的移交：

1科研课题在鉴定验收后两个月内归档。课题中断进行或停止的在中断、停止两个月内立卷并归档。

2归档时档案馆应进行验收，凡归档不完整、不齐全者，档案馆有权拒收。

3课题组填写科研档案移交目录一式两份连同档案向档案馆移交。档案馆审查、清点无误后，交接双方在移交目录上签字后各保存一份。

四、基建档案：

凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的有保存利用价值的文字、图表及其它材料均属基建档案。

(一)基建档案归档范围：

1主要包括综合管理、基础设计材料、设计文件、工程管理、施工文件、竣工文件、基建项目的预算、概算、决算等。

2基建工程项目计划建议书及上级批复。

3可行性研究报告、项目评估、环境预测、调查报告。

4设计任务书及计划任务书。

5工程地质、水文地质、勘察设计、勘察记录、化验、实验报告、地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备安装测量、定位、观测记录、气象、地震等其它设计基础材料。

6初步设计、技术设计、施工图设计、设计计算书、关键技术、实验、总体规划设计、设计评价、鉴定及审批。

7征地批准文件、拆迁补偿协议书。

8承包合同、协议、招标、投标文件及施工执照。

9环保、消防、卫生等条件及水、电、气、暧供应协议书。

10开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、施工计划、施工方案、施工技术、安全措施及工艺。

11设计变更、工程更改洽商、材料、零部件设备审批。

12基础工程施工图、工程记录测试及事故处理报告。

13分项工程抽量检查、评定，隐蔽工程验收记录。

验收记录证明。

15竣工验收报告，全部竣工图纸、质量评审材料、工程现场声相材料、竣工 验收决议。

16工程预算、概算、决算，交付使用的固定资产。

不归档文件：

1上级关于基建工作普发的不需办理或遵照执行的文件。

2正式施工前的草图、未定型的图纸。

3重份文件、重份图纸。

4与工程项目无关的无查考利用价值的文件。

(二)归档要求：

1基建档案的收集应与工程进度同步进行，项目申请立项时即开始进行文件材料的积累整理。

2基建工作的计划、总结及立项审批材料，土地使用批准文件，承包合同，协议招标、投标文件施工执照由校办基建处负责随时收集、保管。

3工程项目实行承包的由各承包单位负责收集自己承包范围内形成的各类基建文件材料。项目竣工后，向学校基建处提交完整准确、系统的基建档案材料。校基建处负责档案工作的人员应随时了解基建项目的工程进度，督促指导工程技术人员做好基建文件的积累工作。

4归档的基建文件材料要格式统一，字迹工整，图象清晰，归档的底图、蓝图的格式规格必须符合国家标准。

1)可行性研究、报告、评估、预测、计划书、任务书。

2)设计基础材料，包括工程、水文地质勘察、地形地貌及重要设备安装测量、观测。

3)设计文件：技术设计、施工图设计、专利文件、设计鉴定、审批。

4)工程管理文件：征用土地、承包合同、招标、投标文件、施工执照、消防、卫生、水、暧、电、煤气供应。

5)施工文件：土建施工、设备、管线施工、电器仪表安装。

6)竣工文件：验收报告、竣工图、质量评审材料验收会议文件。

6文件排列应正件在前附件在后，印件在前手稿在后，批复在前，请示在后，图纸按其类别、序号排列(地质图、设计图、施工图、结构图、水工图、电工图、气管图、更改图)装订前应将文件上的金属钉去除对破损的应进行修补(图纸可不装订)，然后逐张编写页号(图纸、编写件号)大于a4纸的进行风琴式折叠，小于a4纸的成a4纸大小。装订时将文件的右下侧戳齐采取三眼一线方式装订成卷。

(三)归档文件的移交

1基建项目竣工时，基建处档案人员要对承包方提交的工程档案资料进行检查验收，学校基建部门应从基建项目投资中扣除5%做为档案保证金，待基建档案归档验收合格后交还承包方。

2基建处基建项目竣工验收两个月内将档案移交校办档案馆。基建部门负责填写基建档案移交目录一式两份。经校办档案馆核对、验收后交接双方签字各执一份。

五、照片档案：

照片档案是指机关在举行重大活动或召开重要会议时形成的以照片、胶片为载体并辅以文字说明的档案资料。

1反映学校主要职能活动和工作成果的照片。

2市级以上领导和著名人物参加本校重大公务活动的照片。

3记录本校重大事件、重大事故、自然灾害或异常现象的照片。

4其它具有保存价值的照片。

(二) 归档要求：

1本校照片档案由校档案馆统一收集、整理、立卷、保管。各部门在各项工作中形成的照片，必须在照片冲洗一周内及时交局档案馆整理归档。

2各部门向档案馆移交照片档案必须做到照片、底片影像相符，并辅以必要的文字说明。其说明内容包括：时间、地点、事由、人物、背景、摄影者，六大缺一不可。

3照片档案一般不外借。需要借用照片时可借底片洗印。对无底片的照片又确需借用，须经各部门负责人批准。各部门借用照片档案必须履行借阅手续。

4照片档案要妥善保管，保证照片的影像清晰，不得私自销毁和遗失。

六、音像档案

音像档案主要以学校在日常工作中所形成的影片、照片、录音、录像等以影像和声音为主要方式，并辅以文字说明的历史资料。因为音像档案能够比较直接地展现事件发生时的具体情况，使其具有特殊的作用。

1反映本校主要职能活动和工作成果的录音、录像档案。

2有领导人和著名人物参加的本校重大公务活动的音像档案。

3记录本校重大事件、重大事故、自然灾害或异常现象的音像档案。

4与其它载体档案有密切联系的音像档案。

5其它具有保存价值的音像档案。

(二) 归档要求：

1本校音像档案由档案馆统一收集、整理、归档和保管。各部门在开展各项工作中所形成的照片、录音带、录像带必须于档案材料形成后(录音、录像的剪接合成工作)一周内交校档案馆整理归档。

2各部门向校档案馆移交音像档案时，应对所交音像档案的内容做出简要文字说明，其内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等，上述六大要素缺一不可。

3音像档案应按录音、录像等不同类别进行分别整理、编号，并填制案卷目录。

4音像档案的借用必须严格履行借用手续，借用时间一般不超过一周，如确需延长使用时间须经有关领导批准，并重新履行借用手续。

7音像档案要妥善保管，严格执行《保密法》的规定不得私自翻拍、翻录、销毁和遗失，对已失去保存价值的音像档案档案馆要写出书面处理意见，并经主管领导批准后再行销毁。

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