档案室管理人员职责(通用17篇)
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档案室管理人员职责篇一
第一条设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管,并指派专人负责,做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守档案机密,任何人不得擅自进入档案室,以保证维护档案的完整性和安全性。
第二条档案室配备档案柜或密集架,档案上架排列应科学合理,便于查找。在排列上架时,应按照类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下的排列,以便于管理和查找。
第三条对照片、光盘、u盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒,按编号盒存放在防磁柜。
第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。
第五条档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的档案后,应对移交档案进行严格检查,确保后续托管业务能顺利开展。
第六条确定接收的移交档案要办理托管协议,做好编目工作,并及时入库并及时完成档案汇总统计、登记电子档工作。
第七条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度,在归还时要核对是否有遗漏或损害,及时放回原处。
第八条定期对库房档案进行清理、核对工作,做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。
档案室管理人员职责篇二
档案管理亦称档案工作,是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称,也是国家档案事业最基本的组成部分。
岗位描述:
1、负责档案资料保密工作,并严格职守资料档案的`保密制度;。
2、负责档案入库,对档案进行分类登记,档案的分类应做到科学合理,便于查找;。
4、按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁,
任职资格:
1、图书情报、行政管理或相关专业大专以上学历;。
2、一年以上相关工作经验;。
3、熟悉档案管理办法,掌握计算机档案管理信息系统;。
4、严谨、有责任心,有团队合作精神,工作认真负责,细致认真,保密性强;。
5、熟练使用办公软件。
档案室管理人员职责篇三
第一条 为了加强城市地下管网管线工程档案的管理,防止和减少城市建设中对管线的损害,按照集中统一管理科技档案的基本原则,建立、健全科技档案工作,保证科技档案的完整、准确、系统,根据《中华人民共和国城市规划法》、《中华人民共和国档案法》、国务院《建设工程质量管理条例》以及《湖北省城市建设档案管理办法》的有关规定,结合本市实际,制定本办法。
第二条 科技档案是党和国家的一项宝贵财富,它具有工作查考、科研研究、经验总结、技术交流等作用。因此,对科技档案实行集中统一管理。对有关技术文件材料,任何个人和技术业务部门不得长期存放,应按照规定及时立卷归档。
第三条 科技档案室的主要任务是:
一、收集、整理、统计和保管本单位的技术档案;
二、积极开展技术档案的利用工作,编制各种查找工具和汇编参考资料;
三、对科技档案的价值进行鉴定,确保科技档案的保管期限,并负责销毁已过保管期限而又无保存价值的技术档案。
四、做好库房管理工作,确保档案的完全、完整。
第四条 正确区分技术档案和技术资料。
凡是记述和反映本单位勘测、规划、设计、生产技术和管理活动,具有历史查考和凭证作用并按一定的归档制度集中保管起来的技术文件材料,都是技术档案,而为了工作参考的目的收集的科技文件材料,都是技术资料。
第五条 档案室必须认真贯彻执行党和国家的保密制度,维护档案的安全和保守国家的机密。
第六条 档案人员要在党的领导下,认真学习政治理论,学习有关的技术业务知识和技术档案专业知识,总结工作中的经验、教训,不断提高档案管理水平。
第七条 完成领导交办的其他科技档案工作任务。
第八条 归档原则:集中统一管理本单位的技术档案;遵循技术文件材料的自然形成规律和内在联系,保持文件材料的成套性;便于保存,保证完全、完整,便于提供利用是技术文件材料归档的基本原则。
第九条 归档范围:凡是记述和反映本单位基本建设的勘查设计和施工等工作中形成的设计资料、设计任务书、总体设计、单项设计、工程概算与决算、开竣工报告、施工中变更记录、工程鉴定验收材料、竣工图纸及有关审批文件、等。
第十条 设计单位在设计中采用的标准设计,应作为本单位的科技档案,在该设计文件的目录中注明其名称、编号、日期.
第十一条 凡归档的科技文件材料,要做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰,不得用铅笔、圆珠笔书写和用复写纸复写。
第十二条 归档的科技文件材料,一般应归档一份,重要的和使用频繁的,可多归档一份或几份,以供日常借阅。归档时间。一般应在一个项目全部完成后一次归档.根据具体情况,亦可分期分批归档.
第十三条 科技文件材料整理立卷的要求
一、一个独立完整的项目或专题,可组成一个保管单位(即案卷或卷盒),当形成的科技文件材料较多时也可根据内在联系组成若干个保管单位。
二、每个保管单位都必须有规定的封面,卷内目录和备考表应准确填写。每个保管单位编一个流水号,编在每页的右下角(封面、卷内目录、备考表不编号),按照先文字后图纸的原则装订成册。
档案装订应先去掉易锈物,禁用易霉物(如浆糊等)粘贴。图纸尺寸按297×210毫米折叠成手风琴式,厚薄均匀,装订处不压字、不脱页,尽量做到大折小补,周边整齐(右、下边),使成册后的档案牢固、整齐、规格一致。
底图不装订、不折叠,根据组卷原则,按顺序(或图号)平放或卷放。
第十四条 档案室对接收来的科技档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。
第十五条 对档案要定期检查,发现问题及时处理,确保档案的完全。
第十六条 库房内要保持清洁,并能防盗、防火、防潮、防虫、防尘等。
第十七条 修改科技档案,必须申明理由,底图修改后,必须对蓝图进行修改,这一工作应由原设计者完成。
第十八条 机构变化、单位撤销或合并时,应将科技文件材料妥善保管,不得随意分散或带走。
第十九条 根据“分门别类,便于保存和查找”的原则, 结合自来水企业的实际情况进行分类:按地区分类两种,沙市区、荆州区。这样既遵循了科技档案的自然形成规律,又保持了自来水企业的灵活多变的特点,达到方便管理与利用.
第二十条 科技档案的保管期限,分为长期和定期,凡是介于两种保管期限之间的科技档案,其保管期限一律从长。
第二十一条 集中统一管理科技档案的目的,是为了积极地开展利用工作,为城市建设、生产和科研工作服务。档案管理人员,要为查找档案创造条件,根据需要编制必要的检索工具,做好利用效果的统计。
第二十二条 借阅科技档案由借阅者先查阅目录,将目录号交档案管理人员索取案卷.
第二十三条 借阅科技档案时必须当前查点清楚,并办理借阅手续.借阅的案卷要爱护,不得拆散折角\涂改和污损.
第二十四条 科技档案时间不超过两周,借阅人应遵守时间按期归还.借阅者工作调动或出差时,应事先将借阅的档案全部归还.
第二十五条 归还档案时由档案管理人员当面查点清楚,并在借阅登记簿上及时注销.
第二十六条 严格保守国-家-机-密,凡借阅的案卷,不得转借或翻印复制.
1.负责监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件形成、积累和立卷工作。
3.收集施工全过程中形成的其他技术文件并进行立卷归档。
4.科学分类、合理编目、整理所有归档工程技术档案资料。
6.准确、快捷提供工程档案资料,满足各方面对工程档案资料的利用需求。
8.工程部内文件的编写、打印、复印及管理工作。
1.1 对各项工作中形成的记录、科技资料、往来文件( 书) 档案进行控制,为质量体系有效运行和检测工作符合要求提供证据,为工作改进提供依据。
2.1 适用于质量控制和检测活动中的各种质量记录和技术记录、各部门间的往来文件、科技资料的归档管理等。
3.l 质控部办公室人员负责往来文件收集、立卷及各科室立卷的保管;负责在岗人员的人事、业绩考核资料的立卷、归档管理。
3.2 各科室负责与其相关的往来文件、仪器设备等资料的收集、立卷。
3.3 财务人员负责会计帐册、报表的立卷、归档管理。
3.4 宣传人员负责影像资料的收集归档管理。
3.5 质量管理人员负责会同有关科室设计和统一质量记录、技术记录的格式及健康相关产品的检验报告,做好质量体系活动与技术运作中形成的各类记录的收集、整理、立卷与归档保管。
3.6 办公室主任负责审批档案室保存档案的借阅。
3.7 质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式并批准实施。
3.8 各科室在质量活动和技术运作时,按要求填写质量记录和技术记录,做好各类记录的收集。
3.9 各科室兼职档案员负责本科室记录的预立档和移交。
3.10 技术主管批准到期记录( 档案) 的销毁处理。
4.1 记录格式的`确定
4.1.1 技术记录的格式可由各科室设计,各科室负责人审核。
4.1.2 质量记录的格式由质量管理人员组织设计,经质量主管审核。
4.1.3 质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式,并批准实施。
4.1.4 所有经批准受控的记录格式由质量管理科统一编码标识,编制记录清单,并发布使用,非受控表格经科室负责人审核同意后直接投入使用。
4.1.5 在评审和使用过程中发现记录格式不适用时,由使用部门修改或修订,经相应审批后发布使用。质量管理人员负责通知有关部门和人员,发放新的格式表。
4.1.6 上级部门规定的记录格式直接采用,并将其编码列入记录清单。
4.2 记录的内容要求与改进
4.2.1 格式栏目中所要求填写的内容必须满足信息足够的原则,并经科室负责人审核批准;科室负责人应定期组织有关技术骨干对记录格式的必要性、充分性和可追溯性进行评定,并随着实践不断改进完善。各科室应有记录格式的控制清单,在批准起用新格式时,原有的格式应予以废除停用。
4.2.2 原始记录要包含有足够的信息以保证检验工作的可复现性。检验原始记录的内容应包括:样品受理编号、收检日期、样品名称、样品批号、检验项目、检测依据、器材记录、环境条件记录、检验起止日期、检验结果及导出数据、检验人员和校( 复) 核人员签字等。
4.3 记录的填写
4.3.1 各科室负责人应根据以上职责和“记录的管理流程”( 附后) 要求认真做好本科室各项工作记录填写的组织、管理工作。
4.3.2 记录填写应及时、正确、真实、齐全、清晰、明了,不得用铅笔填写。
4.3.3 记录上必须有记录人的签名,有审核、批准要求的,相应的签字人应按文件规定要求进行审核、批准、签字。
4.3.4 检测的技术记录要记录技术操作的过程及结果再现所需的足够信息,注意详细记录每次测定条件和环境条件,不得遗漏。检测的原始记录中有检测人、校核人的签名。
4.4 记录的更改
4.4.1 当记录中出现差错时,应遵循记录的更改原则:被更改的原始记录仍必须清楚可见,不允许消失或不清楚( 采用“杠改法”) ,更改后的值( 或文字) 应在被更改值( 或文字) 的右上方,并由检测人在改正的内容旁签名或盖章。
4.4.2 如需改正的数据或文字篇幅较大时,可将其划框线,中间划一横线,在方框的右上方标识“作废”两字,由改正者在改正的内容旁签名或盖章。
4.4.3 电子存储记录更改也必须遵循上述更改原则,以免原始数据丢失或改动。
4.5 记录( 档案) 的收集与归档
4.5.1 本单位的记录、档案实行分级管理,即由档案室和各科室分别存档。
4.5.2 记录要定期收集、归档。原始记录随存档检验报告归档。年度办理完毕的文件、记录资料由科室兼职档案员收集、立卷,科室负责人审定签字;记录档案卷宗上应有该记录的标识、记录的名称及代码、归档日期、保存期限等内容。质量管理主管负责质量体系文件、检验过程资料的收集编目和归档。
4.5.3 各科室的质量记录由本科室人员收集,本科室兼职档案员每季度收集汇总一次,按记录内容分类编目,年末进行预立卷后,凡重要的质量控制或涉及质量控制的法规文件填写《档案移交清单》,于规定时间交档案室归档。
档案室管理人员职责篇四
一、 为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。
二、 归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、 档案管理员的职责:保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、 资料的收集与整理
1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2. 在档案资料归档期,由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3. 凡应该及时归档的资料,由档案管理员负责及时归档。
4. 各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、 资料的分类与归档
1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2. 公司档案资料的归档每年一次,属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、 档案的借阅
1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2. 因工作需要,公司的其他人员需借阅非密级档案时,由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
档案室管理人员职责篇五
(一)建立健全学校退管工作档案,目的主要在于为上级相关领导部门以及学校分析、总结、部署及调度学校退管工作和对该工作作出决策提供准确、可靠的依据。校领导对此应高度重视,并由校长亲自具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档建档工作。
(二)学校建立的退管工作档案资料由学校档案员管理。
(一)档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料,并将筛选后的资料分类、装订、编制目录,进袋入档。档案案袋、档案卷的规格要符合上级有关部门统一要求。
(二)卷宗必须注明保存期限,凡注明“暂存”的资料一般以一年为限;注明“短期”的一般五年为限;注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。
(三)凡档案资料收集范围细目中未编入,但确有使用、保存价值的其它资料,学校可根据需要自行决定是否留存。
(一)校外人员来校查阅档案,必须持有单位介绍信,经学校主要领导批准后方可到档案资料室查阅档案;查阅者不得摘抄档案材料,经同意摘抄的材料须经档案资料室人员仔细核对签署意见;查阅者不得将档案材料拿出档案资料室。
(二)校内相关人员借阅档案须经有关领导同意后方可查阅,并要办理登记手续,在规定期限内完好无损地归还。
档案室管理人员职责篇六
为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作,特制定本制度。
适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。
3.1 文件资料的收集
3.1.1 收集范围
凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集,具体包括以下各项:
3.1.1.1 上级来文
(2) 上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。
3.1.1.2公司文件材料
(1) 会议文件,包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等;
(3) 公司的请示与上级批复文件,下级单位的请示与公司的批复文件;
(4) 公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告;
(5) 反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料;
(6) 公司检查下级单位工作,调查研究形成的重要文件材料;
(8) 公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料;
(13)公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料;
(15)公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根;
(16)公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册;
(17)公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本;
(18)公司签订的各种合同、协议等材料;
(20)各种普查工作中形成的文件材料。
3.1.2 收集中应注意的问题
3.1.2.1 公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。
3.1.2.2 正文和附件要同时收集。
3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿,其它底稿不必存档,但特别重要的文件例外。
3.1.2.4 作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件,一经发现要补充完整后再立卷归档。
3.1.2.5 有领导重要批示意见的文件处理单,应随文件一起存档。
3.1.2.6 有请示无批复的文件,应当查明原因,采取补救措施补齐,没有书面文件的,应注明情况,并加盖公章。
3.1.2.7 用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿,应退回文件撰稿单位复制。
3.1.2.8 经多方查找,证明确实已丢失的文件,应用公用信笺写上文件名称,注明丢失原因,加盖公章,替代所丢文件归档。
3.2 立卷归档
3.2.1 公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷,保证档案的齐全、完整,能反映公司的主要情况,以便于保管和利用。
3.2.2 文件材料的分类
应先按文件材料的重要性,在收藏时间上分为永久、长期、短期三种,然后依据事先编好的立卷类目,从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。
3.2.3 立卷分工
3.2.3.1 各单位形成的文件,自行立卷;
3.2.3.2 下级单位报来的重要的、批办了的文件,由承办单位立卷;
3.2.3.3 上级单位颁发的专业性文件,由承办单位立卷;非专业性文件,由办公室立卷。
3.2.4 归档
3.2.4.1 各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕,交档案室统一存档(人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的,由其职能部门负责管理)。
3.2.4.2 各种文件、资料,按一定的特征进行排列和系统化,必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。
3.2.4.3 不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理,单独立卷。
3.2.4.4 卷必须整齐,底图一律按要求存放,以便保管、查阅。
3.3 档案保管
3.3.1 档案必须入框上架,科学排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。
3.3.2 胶片、照片、磁带要专柜密封保管,胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。
3.3.3 底图入库要认真检查,平放或卷放。
3.3.4 库藏档案要定期核对,做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
3.4 档案借阅
3.4.1 借阅档案必须当面查点清楚,并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护,不得丢失、损坏、涂改,要如期归还。
3.4.2 借出的档案要注意保密,不得将档案带入宿舍或公共场所,不得让无关人员翻阅。
3.4.3 借阅时间最长不得超过一个月,却因工作需要到期不能归还者,要说明情况,办理续借手续。
3.4.4 归还档案时,由档案管理人员当面查点清楚,并在借阅登记簿上及时注销。
3.4.5 凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料,必须经公司领导批准,否则一律不准借阅、抄录、复印。
3.4.6 底图一般不予外借。
3.5 档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件材料,经公司领导批准,可以定期销毁。
3.6 档案统计
3.6.1 销毁秘密公文,应进行登记,有2人监督,保证不丢失、不漏销。
3.6.2 要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。
3.6.3 除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外,还应做好档案统计的基础工作。
3.6.4 统计数字要准确真实。
3.6.5 对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计,以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。
3.7 档案保密
3.7.1 档案工作人员要严守机密,档案存放要单独设锁,无关人员不准接触。
3.7.2 不得传播、议论有关机密问题。
3.7.3 档案资料不准带到公共场所。
档案室管理人员职责篇七
干部人事档案是考察和正确选拔使用干部的重要依据,如何提高干部人事档案管理工作水平,更好地发挥干部人事档案的作用,是当前干部人事档案管理工作的一个重要课题。下面本站小编就为大家解开档案管理人员岗位职责,希望能帮到你。
一、按时接收各部门移交的各类档案,并办理好移交手续,做好编号,上架工作。
二、对接收入库的档案进行分类、整理、编制多种检索工具,有计划、有步骤地进行档案史料汇编,积极做好档案信息资源的开发工作,为学校各项工作及社会利用档案史料服务。
三、贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定,维护涉密档案的安全。
四、做好"八防"工作,对学校档案和资料的保管情况进行定期检查,做好应急预案,消除安全隐患,遇到特殊情况,立即向主管领导报告,及时处理。
五、对保存的档案数量进行准确统计。
六、负责归档文件的文件级计算机管理使用工作,对前来查档人员要热情接待和按档案管理程序核实档案材料。
七、负责做好档案的保护和对破损、陈旧的档案材料进行修补或复制工作。
八、定期进行档案的鉴定、调整及销毁工作。
九、负责各种资料、汇编订阅,登记,保管工作。
十、负责对各部门的兼职档案员进行业务指导工作。
十一、完成办公室领导交办的其他工作。
助理馆员职责:
(1)参与档案理论和业务的研究;
(2)担任档案的收集、整理,编制一般的检索工具和专题资料等工作;
(3)对馆藏档案有初步的了解,能根据利用者提供的.线索,查到所需要的档案;
(4)参加编辑档案材料的工作;
(6)参加培训档案专业干部的教学组织和辅导工作。
馆员职责:
(1)独立进行档案理论与业务的研究;
(2)独立拟订区、县、局级机关档案管理的计划、方案;
(4)独立完成档案材料编辑工作;
(5)了解馆藏档案,根据利用者的需要,系统地按专题提供档案材料;
(6)?制定档案工作的规章制度、办法,提出档案工作业务计划,并组织实施;
(7)独立进行档案的收集、整理、鉴定等各项业务工作;
(8)编写档案专业材料,承担授课任务,指导学生实习。
1、负责公司档案和资料的收集、整理、鉴定、管理、借阅、索取与销毁:负责制定、完善档案管理制度,编制档案检索工具;负责公司与各工程项目相关资料文件的日常管理、统计;负责所有收文的登记、编号、保管、呈阅、传阅、督办、归档;负责所有发文的编号、归档;负责机要文件、科技档案的登记、传阅、移交、归档;负责公司声像、电子文档的管理;负责公司营业执照、各种资质证书的管理。
2、完成办公室主任交办的其它各项工作
权力和责任:
权力:
文书档案管理制度的建议权
责任:
对所管理文件、档案的安全性负责
考核指标:
所管理档案文件的完备性、安全性,保密效果
考勤、服从安排、遵守制度
其他专业知识技能
档案室管理人员职责篇八
在企业管理的领导下,负责档案的整理、编目、鉴定、统计、排列和检索工作编制等工作,严格按照《公司档案管理制度》的要求管理档案管理室。认真贯彻公司关于档案工作的法律法规及有关政策,制定档案的工作计划 ,进行工作总结 ,并进行指导、监督、检查。积极开展档案知识宣传工作,增强全体干部职工的档案意识,积极做好档案信息资源的开发工作,不断提高工作质量和工作效率。
2、工作职责和范围
(1) 认真学习专业知识,贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》、《公司档案管理制度》,热爱本职工作,忠于职守,维护公司利益,工作尽职尽责,自觉遵守档案工作各项规章制度。
(2)负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。
(3)负责档案管理室的内部管理,档案装具和案卷排放整齐、科学有序。保证库内无灰尘,整洁美观。
(4)检查档案安全保管情况,发现对档案有害因素时,要及时上报采取措施。认真做好“七防”工作,做到以防为主,防治结合,保证档案的完整和安全。
(5)明确档案利用工作的目的,积极主动地做好接待工作,不断提高服务质量。
(6)正确处理好利用和保密的关系,增强保密观念,严守公司机密,严格执行借阅、查阅登记制度。
(7)负责档案、资料调借工作。做到提供准确、及时主动,用后及时清结,按时入室归位。
(8)负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
(9)负责档案库房各项制度的落实。
(10)积极提供档案的利用,充分发挥档案利用效果,认真总结经验,为领导决策和机关各项工作提供优质服务。
(11)完成领导交办的其他工作事项。
3、工作标准和要求
(1)编制《公司档案管理制度》,并严格监督执行。
(2)对各类档案资料进行科学分类,保证查阅、借阅的方便和快速。
(3)保证档案资料的完整和整洁,杜绝各种因素造成的损害。
(4)对未及时归档的档案资料要进行全方位跟踪,对遗失或损坏的要按规定进行赔偿。
(5)严格执行借阅、查阅登记制度,保证公司机密不被泄露。
(6) 及时办理领导安排的其他事项,并报告事项的办理进度。
1、 严格执行《会计档案管理办法》各项规定,负责办理会计档案的立卷、归档、保管、查阅等工作。
2、 对会计档案做到妥善保管,严防毁损、散失和泄密。
3、 负责保管计算机的磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质档案,并按有关规定负责查询、存放、拷贝等到。
4、 凡需提供查阅、复制的会计档案,须经领导批准后,方可办理,并履行好登记手续。
5、 随时保持档案室干净、整洁,定期进行防蛀,防腐、防霉处理,确保会计档案的安全。
档案管理制度
l、每年终末,财政所必须按照档案管理办法的规定和要求, 对相关的会计、文书资料进行搜集整理、立卷、归档,做到内容 真实齐全,目录清楚,查阅方便。
2、会计、文书档案必须专室、专柜、专人管理。
3、调阅或查阅会计、文书档案要严格办理手续,凭有效证 件,经单位负责人批准,记录好调阔人员的姓名和工作单位,调 阅理由和归还时间等,调阅人员不得将档案携带外出,需要复制 的要经过本单位同意。
4、对保管期满的档案,要按照档案管理办法的规定,报经 批准后进行处理,对需要销毁的档案,要填写档案销毁清册》, 销毁时由上级档案部门和财会部门共同派员监销,并在销毁清册 上签字或盖章,装入档案。
5、档案若因保管不善而造成损毁,要追究管理人员的责任。 6、档案移交人员对所移交的会计凭证,会计帐簿,会计报 表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。
1、 在综合管理部的领导下负责档案整理、编目、鉴定、统计、排列和检索工作编制等工作,严格按照《公司档案管理制度》的要求管理档案管理室。
2、 负责《公司档案管理制度》规定的各项档案的收进和移出工作,严格履行交接手续,准确掌握室内档案全宗、案卷数量及档案的保管期限等。
3、 负责档案管理室内部整理,档案装具和案卷排放整齐、科学有序。保证库内无灰尘,整洁美观。
4、检查档案安全保管情况,发现对档案有害因素时,要及时上报采取措施。认真做好“七防”工作(防尘、防光、防潮、防火、防盗、防高温、防虫鼠),做到以防为主,防治结合,保证档案的完整与安全。
5、明确档案利用工作的目的,积极主动地做好接待工作,不断提高服务质量。
6、正确处理好利用和保密的关系,增强保密观念,严守公司机密,严格执行借阅、查阅登记制度。
7、负责档案、资料调借工作。做到提供准确、及时主动。用后及时清结,按时入室归位。
8、应用电子计算机编目检索、存贮及调用档案;利用裱糊及复印技术,掌握对纸张破损、字迹褪变、扩散的.现行档案进行抢救的方法。严禁出现以下行为:
(1). 毁损、丢失或私自烧毁公司档案
(2). 私自向外界提供、抄摘公司档案
(3). 涂改、伪造档案
(4). 未及时上报归档或管理不善的档案管理者
(5). 未按手续进行借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)
9、负责档案、资料利用效果的信息反馈工作,收集利用典型事例,年终写出利用分析综合报告,及实例选编。
10、完成领导交办的临时性工作任务。
1.对本公司营运车辆的档案建立完善;
2.熟知车辆档案的内容和条列 车辆技术档案必须填写完整整齐;
3.熟知营运车辆档案的内容和变更;
5.车辆档案建立必须清楚,整齐; (包括电子档案)
6.单车车辆档案内容必须齐全(驾驶员的手续)
7.档案室其它档案和文件的管理。
篇二:车辆档案管-理-员职责
1、做好档案管理和日常维护工作。
2、档案统一齐全、规范有序、查询方便、美观大方。
3、分类归档、及时归档、一户一档。
4、保持卫生整洁、美观有序的档案环境。
5、档案分类保存,整齐摆放;有条件的市场应当建立电子档案,并及时准确录入。
6、及时完成市场经理(主任、责任人)交办的其它工作任务。
篇三:
12. 负责按时办理车辆保险费、路桥费等规费的缴纳,以及车辆年审等工作。
13. 负责行政用考斯特车和七座商务车的驾驶。
14. 负责中心领导和综合部经理交办的其他相关工作。
档案室管理人员职责篇九
一、集中统一管理本机关的全部档案,做到专人、专室、专柜管理,任何人不得据为已有。
二、加强库房管理,防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等方面的工作,配置必须的保护设备。
三、定期对室藏档案保管状况进行全面检查,并作好记录,发现问题及时向分管领导汇报,采取积极有效措施,保护档案的安全。
四、认真做好档案的收集登记工作,做到目录与室藏档案相符。
五、定期对档案进行鉴定,准确地判定档案的存毁,销毁失去价值的档案,由鉴定小组提出意见,登记造册,经机关负责人批准后,由二人在指定的地点监销,禁止擅自销毁档案。
六、档案人员调动工作时,必须在办完档案移交手续后,方可离开岗位。
七、因保管不善,造成档案毁坏和丢失的,按《档案法》的有关规定,追究责任。
一、认真贯彻执行上级有关档案工作的方针、政策和法规,刻苦学习、不断提高文化和业务水平、适应工作的需要。
二、负责文件材料的立卷归档工作。
三、做好档案资料的整理、编目、鉴定、保管、统计、编研和系统化工作。
四、全面熟悉室藏,开发档案信息资源,积极提供利用,做好咨询工作,严格执行保密和档案的利用制度。
五、加强档案室管理,做好温湿度记录,年终对室藏档案资料进行全面地核对清理,确保档案的完整与安全。
六、保持室内整洁,遵守防火安全制度。
一、根据国家保密法和国家税务总局、省地方税务局关于税收工作中国家秘密及其密级具体范围的规定,做好档案的密级划分和密级的变更工作。
二、严格档案借阅审批手续,档案查阅只限于阅文室,查阅者不得抄录、复制和拍照,更不得擅自带走和转让他人;如确因工作需要,必须经分管领导批准,采取相应保密措施,使用后及时归还。
三、档案室房属机要重地,无关人员不得擅自入内。
四、对于造成泄漏档案机密的单位和个人,依照《国家保密法》
有关规定视其情节轻重给予严肃处理。
一、凡需利用档案资料者,必须填好借阅单,说明利用的目的等项。
二、利用档案资料必须履行登记手续,在指定的地点查阅。档案原则不借出。但确因工作需要借出的,必须经办公室主任批准。借出的档案不得转借其他单位或个人使用,按期归还。
三、重要的资料一律不借出,只限于查阅室查阅。
四、查阅档案时,不得损污、涂改档案,不得在文件材料上围点、打杠、增删、批注、抽换、剪裁、撕毁。
五、如因工作需要复制和抄录档案资料,要经办公室主任批准,由档案室核对无误后,力口盖公章,方可带走。
六、局党委会、局务会记录、人事工作材料及案件讨论记录,除有关领导外,一律不准查阅,更不得摘抄或复制。
七、对归还的案卷,必须全面进行检查,发现问题,及时认真处理。
八、借查档案人员必须严格遵守上述制度,违者按《档案法》有关规定追究责任。
档案室管理人员职责篇十
确定保管期限的原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内,如被泄露将对国家的安全和利益造成的危害来确定的,它表示该国家秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护,产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定:除有特殊规定外,绝密级事项不超过30年,机密级事项不超过20年,秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计,在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项,在授权机关作出解密前,其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施,不得擅自决定解密和随意对外提供。
四、档案管理人员的职责
档案保密工作的任务是艰巨的,也是光荣的,我们要在工作中不断地积累经验,根据本机关特点制定各种档案管理中的保密制度和监督措施,完善档案管理工作。
1.宣传和贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规。结合本局工作实际,制定档案工作各项规章制度;拟定全区及本局档案事业综合规划和专项计划,并组织实施。
2.对本局各部室文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行监督和指导。
3.集中统一管理本局各种门类和载体的档案资料。
4.对下级社保经办机构的档案工作进行监督和指导,并组织开展档案专业培训。
5.做好档案利用服务工作,编制档案检索工具,积极提供利用。
6.开发档案信息资源,编研参考资料,为领导决策、机关建设服务。
7.做好档案统计工作,按规定报送上级部门和自治区档案局。
8.组织进行档案价值鉴定。
9.按规定向自治区档案局移交档案。
10.办理领导交办的其他有关档案业务工作。
1.认真贯彻执行档案工作的各项规章制度,掌握档案管理专业知识。熟悉所藏档案的情况。
2.指导各部室做好文件材料的收集、整理、归档工作,提高档案整理质量。
3.做好档案的收集、整理、鉴定、登记、统计等基础工作。
4.做好保护工作,维护档案的安全。
5.编制档案检索工作,迅速准确地提供利用。
6.做好档案信息化工作,提高档案科学管理水平。
7.遵守保密制度。不得擅自扩大档案利用范围,不得泄露档案机密。
1.认真贯彻执行档案工作的各项规章制度。
2.按规定做好本部室各种档案资料的收集、整理、归档工作。
3.定期向局档案管理机构移交档案资料。
4.接受本局档案管理机构的档案工作监督和检查、指导。
5.积极参加档案工作技能培训,提高档案整理水平。
6.遵守保密制度。不得随意丢放保密资料,泄露档案机密。
摘要 文章阐述了在档案保管利用过程中做好保密工作的重要意义。指出档案管理和档案利用中的监督工作是做好档案保密工作的前提条件,正确处理好档案保密与利用的关系是充分利用档案的关键环节,积极做好档案保密工作是保证档案在保管利用过程中完整、安全的根本目的。
关键词 电子档案 档案管理 档案保密
一 引言
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机芯片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料,与纸质文件比较 电子文件需要借助现代办公设备才能阅读利用,不再是直观的纸质文件,电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递,具有速度快及修改日期的显示效果,电子文件的利用是可共享的,不受时间和距离的影响,电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度,防磁性等条件的要求很高。
二 现代电子档案的管理
电子文件从形成到电子档案的开发利用,中间经过很多环节,任何一个环节的职责不清 制度不明,考虑不周,都将影响电子文件的原始性、真实性。因此,及早地建立电子文件全过程管理制度,明确各方面的职责要求,就显得非常重要。电子档案的管理可以采用以下方法:
一 内部文件
以年度、组织机构、保管期限进行组盘,按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘,将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中完成,组盘后,档案人员应以统一的数据库结构和规范命题,并建立文书档案盘内文件目录,便于计算机对盘内文件查找。
二 外来文件
通过文书室处理 扫描成影像文件进入网络,各类公文的`传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性,确定密级和保管期限。按归档键转入档案部门,档案人员审查后加上档案管理信息,然后进入档案数据库。如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查,凡不符合要求的,都要有明确的处理措施,不能有丝毫含糊。否则,将会对电子文件的原始性真实性和完整性造成极大危害。另外,档案管理人员要具备较高的政治思想品德和职业道德,认真执行党和国家的方针、政策。客观地、辩证地、全面地研究和分析工作中存在的问题,维护历史的真实面目。懂得党的路线、方针、政策及党和国家关于档案、保密工作的方针、政策和法规。要热爱档案工作,正确认识到档案工作是各项事业的基础工作,是一项积累资料、收集和传递信息、服务于社会事业的重要工作。
三 档案利用和保密性要求
保守国-家-机-密是每个公民应尽的义务,更是档案管理工作人员的神圣职责。在工作中档案管理人员应尽心尽职,但由于在传统的保密观念影响下,大批档案得不到充分的利用甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁,造成档案浪费。领导不能及时全面地了解情况,有效地利用档案,档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。对此,档案管理部门应改变传统的观念。在严格做好保密工作的同时,切实完善工作职能,为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用。当然,利用必须是在保密基础上的利用无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以,对档案工作来说,保密与利用两者都十分重要,决不可偏颇。
保密工作是档案保管利用工作的重要环节,是保证档案在利用过程中安全的必要手段, 二者具有相辅相成,良性互动的关系。绝密档案是党和国家的核心秘密,它关系到党和国家的安全,关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展,关系到社会主义建设的进程。因此,为确保国家核心秘密的安全,必须管理好绝密档案。确定保管期限的原则是:正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用。根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限,对规定为“长期”的国家秘密事项,在授权机关解密前,其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施,不得擅自决定解密和随意对外提供。
当前,电子档案保密技术面临更加严峻的挑战。高技术的发展和在窃密方面的应用,使得窃密与反窃密斗争更加尖锐复杂,日益显现出高技术抗衡的特点,特别是通信和计算机网络的泄密隐患更多。一是信息与网络安全的防护能力很弱,许多档案应用系统处于不设防状态具有极大的风险性和危险性;二是对引进的档案信息技术和设备缺乏保护信息安全所必需的有效管理和技术改造;三是我国网络管理滞后制度不健全,责任不到位,保密技术防范装备的研制,开发和应用工作进展迟缓,投入不足,经费匮乏,措施薄弱,加之更先进的网络技术,设备的引进,我国信息网络安全这个“瓶颈”更加突出,由此导致我国科技信息安全面临更加严峻的局面。
档案室管理人员职责篇十一
3、负责账薄登记工作,并进行账账、账实核对;。
4、负责结账、编制会计报表,安排各项税费的申报事宜;。
5、具体管理公司内部的统计工作,分别向公司及政府有关部门报送统计报表;。
6、负责凭证的装订及保管;。
7、负责公司税收的相关事宜。
8、完成财务科长临时布置的各项任务。
档案室管理人员职责篇十二
一、认真学习建设有中国特色的社会主义理论,新时期人事人才理论,不断提高政治理论水平,增强贯彻党的路线、方针、政策的自觉性,增强为人事人才工作服务的意识。
二、人事档案管理人员必须是党性强、作风正、忠于职守、具有一定的档案管理专业知识的共-产-党员或积极要求上进的积极分子。
三、坚持党性原则,坚决同利用人事档案谋取个人私利的不良行为作斗争,维护人事档案的真实性能,对伪造档案材料,涂改档案内容的,一经发现坚决清除,并根据情节轻重给予行政处分,构成犯罪的要依法追究刑事责任。
四、要热爱本职工作,刻苦钻研业务,不断提高业务水平和工作能力。要经常检查“三室”,消除各种安全隐患。每半年核对一次档案顺序号,发现编错号或放错位置的档案要及时纠正。
五、严格遵守《中华人民共和国档案法》、《流动人员人事档案管理暂行规定》和保密规定,保护档案的安全,严禁擅自转移、分散和销毁档案。
六、充分利用各种先进技术和管理方式,努力实现人事档案管理的科学化、规范化。
七、严格执行档案管理工作的有关规章制度,认真办理档案的查阅、借阅和转递手续。
八、积极主动做好档案材料的收集、鉴别、整理、登记、归档工作。
九、积极推广、应用人事档案现代化管理技术,建立人事档案管理信息数据库,定期做好数据维护工作,为人事人才工作和领导的决策提供服务。
十、档案管理人员工作变动时,必须做好档案和档案材料及业务文件的交接工作。
4、严格执行档案保密制度,自觉遵守档案管理的规章制度。
7、档案人员工作调动时,应做好交接手续,不准泄密。
8、积极、主动完成领导交办的其他临时任务。
档案资料查阅制度
各类档案归档制度
1、归档范围
见本单位《各类档案归档范围保管期限表》
2、归档时间
2、2、设备文件材料在设备开箱验收、安装、调试完毕后整理归档。
2、3、文书档案在次年第一季度末向综合档案室移交。、
2、4、会计档案在会计年度终了后在财务部门暂存一年,期满后交档案室存档。
2、5、音像档案随形成随立卷归档。
3、归档份数
各类文件材料归档一般一式一份,比较重要的和利用频繁的适当增加归档份数。
4、归档要求
4、4、按进馆要求及时向档案馆移交各类档案。
档案库房管理制度
4、采取有效措施及时调节库内温湿度。
6、库内档案资料不得携带外出,不得任意泄露档案情况。
档案资料统计制度
档案鉴定销毁制度
为提高室藏档案的内在质量,达到重点保护的目的,特制定本制度。
5、档案销毁一律采取打浆方法,并有二人在指定地点监销,监销人员要在销毁登记簿上签字,销毁登记簿永久保存。
档案室管理人员职责篇十三
(一)认真贯彻执行国家档案管-理-员工作的法律、法规和方针政策,建立健全各项规章制度。
(二)对机关各处室形成的各种门类的档案管-理-员材料的收集、整理、立卷和归档工作,进行监督和指导。
(三)集中统一管理机关各种门类和载体的档案管-理-员。
(四)开展档案管-理-员史料的编研工作,积极提供利用,为机关工作服务。
(五)在集中主要力量抓好机关档案管-理-员工作的基础上,对直属单位和本系统档案管-理-员工作进行必要的指导、监督和检查。
(六)按规定向省档案馆移交应进馆的档案管-理-员。
(七)根据国家有关档案管-理-员保管期限的规定,制定本机关档案管-理-员存、毁制度。
(八)办理领导交办的其它有关的档案管-理-员业务工作。
(九)负责厅机关大事记的'搜索、整理和编印。
1、建立档案管理制度、保密制度、档案借阅制度以及查档制度,落实公文、科技档案、财务档案管理的工作措施。
2、负责定期收缴各部室存放的需要立卷、归档的文件资料,办理各类档案的收集、整理、立卷、归档工作,保证档案安全、完好无损。是档案管-理-员的工作焦点。
3、对公司各部室和子公司档案管理进行监督、指导。
4、负责档案资料的开发利用,随时为公司管理需要提供档案资料。
5、开发计算机信息化档案管理技术。
6、完成公司报刊杂志征订、登记工作,进行费用初审。
7、协助处理来信来访工作。
8、完成主任布置的其他工作。
档案管-理-员职责,档案管-理-员工作内容还包括认真做好本职工作,做到腿勤、口勤,手勤,协助办公室同事圆满完成各项工作。真诚待人,搞好工作关系。在工作当中,我始终摆正自己的位置,对领导敬重、对同事遵重,不说不利于团结的话,不做不利于团结的事,以诚相待,踏实干事,在做好自己本职工作以外,帮助同事,关心同事,努力营造宽松、舒适的工作氛围等。
注:查看本文相关详情请搜索进入安徽人事资料网然后站内搜索档案管理人员工作职责。
档案室管理人员职责篇十四
一、认真学习建设有中国特色的社会主义理论,新时期人事人才理论,不断提高政治理论水平,增强贯彻党的路线、方针、政策的自觉性,增强为人事人才工作服务的意识。
二、人事档案管理人员必须是党性强、作风正、忠于职守、具有一定的档案管理专业知识的共-产-党员或积极要求上进的积极分子。
三、坚持党性原则,坚决同利用人事档案谋取个人私利的不良行为作斗争,维护人事档案的真实性能,对伪造档案材料,涂改档案内容的,一经发现坚决清除,并根据情节轻重给予行政处分,构成犯罪的要依法追究刑事责任。
四、要热爱本职工作,刻苦钻研业务,不断提高业务水平和工作能力。要经常检查“三室”,消除各种安全隐患。每半年核对一次档案顺序号,发现编错号或放错位置的档案要及时纠正。
五、严格遵守《中华人民共和国档案法》、《流动人员人事档案管理暂行规定》和保密规定,保护档案的安全,严禁擅自转移、分散和销毁档案。
六、充分利用各种先进技术和管理方式,努力实现人事档案管理的科学化、规范化。
七、严格执行档案管理工作的有关规章制度,认真办理档案的查阅、借阅和转递手续。
八、积极主动做好档案材料的收集、鉴别、整理、登记、归档工作。
九、积极推广、应用人事档案现代化管理技术,建立人事档案管理信息数据库,定期做好数据维护工作,为人事人才工作和领导的决策提供服务。
十、档案管理人员工作变动时,必须做好档案和档案材料及业务文件的交接工作。
档案管-理-员在校长办公室领导下,负责对全校文书档案的`统一管理。具体职责:
1 、热爱档案管理工作,努力学习档案工作业务,虚心接受上级档案机关和校长办公室领导的业务指导。
2 、完整接收各部门移交的档案,对未及时移交的档案资料主动向使用或产生该档案的部门催收。
3 、对各类档案进行科学分类、加工、保管,按保管期限分别存放。每年进行一次全面清点检查,发现问题及时报告主管领导,妥善处理。
4 、增强工作责任感,提高保密意识,切实履行涉密人员的保密义务。
5 、严格执行上级档案主管部门《文书档案室档案管理的制度》和《档案、资料的借阅、查阅暂行办法》,做好档案资料的保密、安全卫生、防潮、防虫和科学管理工作。
6 、有计划编制专题索引等检索工具,提高查阅档案的效率,为档案使用者提供方便。
7 、接待阅档人员要热情周到,主动提供优质高效服务。
8 、对全校各产生档案部门进行档案业务指导。
9 、完成有关领导交办的其它工作。
档案室管理人员职责篇十五
第一条 为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本规定。
第二条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时交专职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
第三条 凡本公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集管理。
第四条 档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。
第五条 归档范围:
1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。
2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第六条 档案的借阅与索取:
1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。
2、借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。
3、归还档案时,档案管理人员要严格检查,如发现遗失、污损、或随意涂改情况的,要追究借阅者责任,并及时报告公司主管领导。
第六条 档案的销毁:
1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。
2、若按规定需要销毁时,必须编制《档案销毁清册》,属密级档案须经总经理批准后方可销毁,一般内部档案,须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。
3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。
档案室管理人员职责篇十六
第一条为加强和健全乡镇档案工作,规范乡镇档案管理,科学开发利用乡镇档案信息资源,更好地为农业、农村工作和农民服务,根据《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》及有关法律、法规,结合我省实际,制定本办法。
第二条本办法所称乡镇档案是指乡镇党委、人大、政府机关、社会团体及其所属部门(单位)在工作过程中直接形成的,具有查考利用价值的各种文字、图表、音像、电子、实物等不同形式的历史记录。乡镇档案是国家档案资源的重要组成部分。
第三条乡镇档案工作实行统一领导、集中管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用。
第四条乡镇党委和政府应切实加强对档案工作的领导,依法履行档案工作职责,将乡镇档案工作纳入经济社会发展计划,为科学发展乡镇档案工作提供必要的保障条件,创造良好的发展环境,确保乡镇档案的完整、准确、系统、安全保管和有效利用。
第五条乡镇应设立综合档案管理机构,主管全乡镇档案工作,集中保管并科学开发利用乡镇形成的各种门类和载体的档案。有条件的乡镇宜建立融管理档案、现行文件、图书、资料等于一体的档案信息中心。
第六条乡镇应当确定专人负责档案工作并保持相对稳定。档案工作人员应具备大专以上文化程度,并经过县级以上档案行政管理部门业务培训。乡镇所属部门(单位)、村(居)民委员会应当确定人员负责档案工作。
乡镇党委、政府应当对在档案工作中做出显著成绩的人员给予表彰和奖励。
第七条乡镇综合档案管理机构及其人员应依法履行下列职责:
(二)制定乡镇档案工作计划,并组织实施;
(三)监督、指导乡镇所属部门(包括企事业单位)及村(居)民委员会档案工作;
(四)收集、整理乡镇应归档文件材料;
(五)接收并集中统一管理乡镇档案,按规定移交档案;
(六)开发档案信息资源,为社会各方面利用提供服务;
(七)接受上级档案行政管理部门的监督、指导,及时报送乡镇档案工作基本情况及档案事业统计综合年报。
第八条确保乡镇档案安全。乡镇应配置适宜安全保存档案的专门库房、规范统一的档案装具,配备防火、防盗、防霉、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温等必要设施设备,定期检查档案的保管状况,严格执行保密规定,确保乡镇档案的实体安全和信息安全。
第九条乡镇应科学整合档案信息资源,加强档案工作公共服务功能建设。因地制宜开展政府(务)信息公开查阅或现行文件利用服务;利用信息网络技术,搭建信息共享平台,为农民群众提供综合信息服务。逐步把乡镇综合档案管理机构建设成为保管乡镇档案的基地,社会各方面利用档案的中心,政府(务)信息公开的重要场所,农民群众获取信息的服务窗口。
第十条每个乡镇为一个独立的立档单位,所形成的档案为一个全宗,乡镇名称即为全宗名称。
第十一条县(市、区)主管机关在乡镇设立的直属机构形成的档案,根据档案联系的紧密程度,并经县(市、区)档案行政管理部门同意,可归乡镇全宗或县(市、区)主管机关全宗,但前后必须保持一致。
乡镇所属企业、事业单位能够构成立档单位的,其档案可以独立构成全宗,自行管理;不具备安全保管条件的,可由乡镇综合档案管理机构代管或寄存。不能构成立档单位的,由乡镇综合档案管理机构集中统一管理。
暂不具备安全保管条件的村(居)民委员会的档案,经规范整理后,可交由乡镇综合档案管理机构代管或寄存。
第十二条乡镇应根据国家档案行政管理部门的规定,结合实际,制定本乡镇文件材料归档范围和文书档案保管期限表,经县级档案行政管理部门审查同意后执行。凡应归档的文件材料均应归档保存,任何单位和个人不得据为己有。
第十三条乡镇档案应分类整理归档。总体要求是:遵循文件材料的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
乡镇形成的文书档案按《归档文件整理规则》的要求整理归档。
乡镇形成的会计、基建、设备、科研、专业(门)档案、音像档案、电子档案、实物档案,按国家有关规定整理(立卷)归档。
第十四条乡镇文件材料应及时归档。其中,文书档案应随办随归,最迟应在下一年度3月底前完成归档任务。其他门类和载体档案的归档时间,按有关规定执行。
第十五条乡镇归档的文件材料应当齐全、完整、准确,所使用的载体、书写材料和装订材料等应符合档案保护要求。
第十六条乡镇应根据规定,在乡镇分管负责人的领导下,由乡镇综合档案管理机构和有关职能部门的人员共同组成鉴定小组,定期开展档案鉴定工作。对到期或过期档案认真审查,提出处理意见,写出鉴定报告。对确无继续保存价值的档案应登记造册,经乡镇负责人批准后按程序销毁,严禁擅自销毁档案。鉴定报告和销毁清册报县级档案行政管理部门备案。
第十七条乡镇档案应当按照下列规定进行移交:
(三)被撤销或合并的乡镇的档案,应当及时向县级国家综合档案馆移交;
(四)乡镇所属的被撤销企业、事业单位的档案,应当及时向乡镇综合档案管理机构移交;
(五)被撤销或合并的行政村的档案,应当及时向乡镇综合档案管理机构移交。
第十八条乡镇综合档案管理机构应积极主动做好档案资源提供利用工作。编制系统、规范的档案检索工具,建立健全档案利用制度,简化利用手续,多形式开发档案信息资源,为社会利用档案创造便利条件。
第十九条乡镇档案的利用和公布,应当按国家规定的程序和办法进行。应当遵守国家保密规定,不得损害国家、集体或者个人的合法权益;涉及知识产权的,必须遵守法律、法规有关保护知识产权的规定。
第二十条乡镇应加强档案信息化建设,将档案工作纳入乡镇信息化总体规划,推进档案信息化建设与电子政务、办公自动化建设协调发展,规范电子文件的归档与管理,提高乡镇档案管理和服务水平。
第二十一条乡镇应建立档案工作责任追究制度。乡镇综合档案管理机构人员调动时,应办理档案交接手续。
第二十二条乡镇档案工作中有违反《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》等法律、法规的行为,造成档案损失的,依法追究责任。
第二十三条城市街道办事处的档案管理可参照本办法执行。
第二十四条本办法自发布之日起施行。安徽省档案局1997年制发的《安徽省乡(镇)、村档案管理暂行办法》同时废止。
第一章 总则
第一条 为加强乡镇档案工作,促进乡镇档案规范化建设,使档案工作更好地为农村经济社会发展、乡镇机关和农民服务,根据《中华人民共和国档案法》、《乡镇档案工作试行办法》及有关规定,结合我省实际,制定本办法。
第二条 乡镇档案是指乡镇党委、政府、人大主席团、社会团体(以下简称乡镇机关)、企业事业单位在工作、业务活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 乡镇档案工作是乡镇机关、团体、企事业单位工作必不可少的重要组成部分,是乡镇各项建设和维护其历史真实面貌的一项重要基础工作,是提高乡镇工作效率和质量的必要条件。乡镇党委、人民政府应切实加强领导,把档案工作列入乡镇工作计划和发展规划,纳入目标管理责任制考核内容,将乡镇档案部门所需经费列入乡镇政府财政预算,促进档案工作与乡镇各项工作同步协调发展。
第四条 乡镇档案工作在上级档案行政管理部门监督、指导下,实行统筹规划、科学管理。
乡镇人民政府应通过工作考核、目标管理等手段,加强对所辖区域内档案工作的领导。
第二章 档案机构、人员及其职责
第五条 各乡镇应依法建立健全档案工作,设立乡镇综合档案室,明确档案工作分管领导,成立档案工作领导小组,建立档案工作网络,制定各岗位职责,并确定专兼职人员集中统一管理本乡镇各类档案。
第六条 乡镇综合档案室的职责是:
(二)集中统一管理乡镇党政机关、社会团体形成的档案资料;
(三)对乡镇机关、社会团体文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行指导;
(四)对乡镇所属企事业单位、社区及行政村的档案工作进行监督和指导;
(五)收集与档案有关的资料;
(七)开发档案信息资源,积极提供档案利用,为乡镇的各项工作和群众生产、生活服务;
(八)依法向县(市)国家档案馆移交档案;
第七条 加强乡镇综合档案室的工作,长期保存的档案在5000卷以上的乡镇可建立乡镇档案馆。有条件的乡镇可建立乡镇现行文件查阅点,向公民提供已公开现行文件的查阅利用。现行文件查阅点也可挂靠在乡镇政府公开信息查阅点,统一提供利用服务。
第八条 乡镇档案人员应具备高中(或中专)以上文化程度,政治素质好,忠于职守,热爱档案工作并熟悉乡镇情况,保持相对稳定,并经过县(市、区)以上档案行政管理部门业务培训。
乡镇所属单位、社区、行政村应确定人员负责档案工作,确保档案完整、安全和提供档案利用。
第三章 文件材料的收集、整理和归档
第九条 乡镇档案室(馆)应根据国家档案局《乡镇档案工作试行办法》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》等,制定本乡镇文件材料的归档范围(可参见附件1),并根据乡镇机关职能工作的拓展,及时修订乡镇文件材料的归档范围。
凡应归档的文件材料均应归档保存,任何单位和个人不得据为己有。
第十条 乡镇档案室(馆)应根据国家有关规定,制订本乡镇机关的《档案分类方案》和各类档案整理规则等,档案应分门别类整理,同一全宗的分类方案应保持相对稳定。
一个乡镇为一个立档单位,乡镇党委、人民政府和下属单位所形成的全部档案组成一个全宗,全宗名称即乡镇名称。全宗内档案按门类可分为文书档案、会计档案、科技档案、特种载体档案、专门档案等。
第十一条 各类档案按下列规定进行整理
1. 文书档案按件进行整理。
2. 会计档案按凭证、账簿、财务报告和其它四个属类整理。
3. 科技档案:分为产品、科研、基本建设和设备仪器四个属类,产品档案按种类、科研档案按课题、基本建设档案按工程项目、设备档案按型号分别进行整理。
4. 特种载体档案按载体形式分年度按问题或按问题跨年度整理。但在一个乡镇内只能采用一种方法。
5. 专门档案:如计划生育、婚姻、户籍、社会保险、土地、人事、司法等专门档案,按有关规定要求整理。
第十二条 各类档案整理质量的基本要求:
1. 档案材料装订结实、整齐,无金属物;
2. 区分不同价值;
3. 盒内文件或卷内文件排列有序;
4. 备考表填写真实、清楚;
5. 归档文件目录或卷内文件目录填写清楚、准确。
第十三条 归档
归档文件材料要完整、真实反映乡镇机关职能活动情况,整理有序,方便查找利用。
每年形成的各类文件材料应按时归档。文书材料、专门档案材料于次年6月底前归档;科技文件材料在科技活动结束后1个月内归档;会计材料由会计部门在会计年度终了整理后暂时保管1年,于第二年6月底前归档;特种载体文件材料在活动结束或办理完毕后随时归档;电子数据库以年度为单位刻录成光盘一式三份归档。
归档时,将整理好的档案及其目录、有关数据及其目录向乡镇档案部门一并移交归档;同时,交接双方在档案、数据目录上签字确认。
第四章 档案的管理
第十四条 各乡镇应建立健全档案的保管、利用、鉴定等制度,实现档案管理制度化、规范化。
第十五条 乡镇档案室(馆)应集中统一管理乡镇党政机关、社会团体形成的档案资料,维护档案的完整与安全,便于乡镇机关、企事业单位和公民利用。
乡镇事业单位、社区、行政村及其它组织的档案原则上各自保管;暂不具备安全保管条件的,可由乡镇档案室(馆)代管或寄存;不能构成立档单位的以及机构改革撤、并、转,或被拍卖的企业,其形成的档案按隶属关系由乡镇集中统一管理。
在乡镇设立的县(市、区)主管机关直接管理的财政所、工商所、土管所、派出所、民政所、电管所、林业站、农机站等单位形成的档案,根据档案联系的紧密程度,并经县(市、区)档案行政管理部门同意,可归乡镇全宗或县(市、区)主管机关全宗,但档案的归属与流向前后必须保持一致。
第十六条 档案库房应配备相应的设施、设备和装具,符合防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防高温等要求,便于档案安全保管,并逐步实现档案管理现代化。
第十七条 档案管理人员应定期对档案及保管状况进行全面检查,并形成安全检查记录,确保档案不丢失、不损坏;如有破损、霉变、虫蛀、褪色等现象时,应及时修补、复制或进行其它技术处理。对特种载体档案,要定期检查信息记录的安全性,确保档案的完整。
第十八条 乡镇档案室(馆)应掌握所辖区域范围档案工作情况,按照有关规定,每年对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计,并编制档案工作情况统计年报,及时向县(市、区)档案行政管理部门上报。
应建立全宗卷,以积累存贮本乡镇有关档案的整理说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。
第十九条 乡镇档案室(馆)应根据国家档案行政管理部门制定的档案保管期限表等有关规定,制定本乡镇机关的档案保管期限表(文书档案可参见附件2),划分档案保管期限,组织进行档案鉴定工作。
档案鉴定工作由乡镇负责人、部门负责人、档案人员组成的鉴定小组负责完成,定期对超过保管期限的档案,逐卷逐件地进行直接鉴定,鉴定后应形成档案鉴定报告。对失去保存价值的档案,应清点核对并编制《档案销毁清册》,经必要的审批手续后按规定销毁。禁止擅自销毁档案。
第二十条 乡镇档案室(馆)人员调动时,应在离职前办妥档案交接手续。
第五章 档案的开发利用
第二十一条 乡镇档案室(馆)应不断加强档案资源建设,积极开展档案信息利用服务工作。编制必要的专题目录、专题数据库、索引等检索工具,建立室(馆)藏全部档案目录数据库、全文数据库和涉民档案信息数据库,为档案利用创造条件;加强对图书、资料及各种有用信息的收集和整合,逐步建设成为提供档案、图书、资料、信息综合服务的信息中心和政府信息公开的场所,满足社会各方面的利用需求。
第二十二条 制订切实可行的档案借阅制度,根据《档案法》及其它相关法规、政策的规定,确定开放档案和提供的利用范围,简化利用手续,积极为乡镇机关、人民群众和各方面提供档案利用服务。
借阅利用档案资料时应遵循借阅利用手续,并及时做好档案借阅登记和档案利用效果登记。利用者不得涂改、污损档案,不得泄密,未经批准,不得擅自抄录、复制档案。
第二十三条 乡镇档案室(馆)应围绕乡镇中心工作和群众利用需求,加强档案信息资源开发工作,积极开展档案编研,并按照有关规定,定期公布档案开放目录。
第二十四条 乡镇档案室(馆)应积极应用计算机等先进技术,逐步实现档案管理的现代化。
第二十五条 对于违反档案法律法规的行为,由有关部门依法追究相关部门和人员的责任。
第六章 附则
第二十六条 各乡镇可依据本办法制定实施细则。
第二十七条 本办法由浙江省档案局负责解释。
第二十八条 本办法自发文之日起执行。
档案室管理人员职责篇十七
一、必须设有专门库房或专柜对各类档案进行保管。
二、档案库房是机要重地,除管理人员外,其他人员不得随意进入档案库房。三、库房要保持清洁和相对温湿度,以利档案保管。同时做好“八防”(防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等)工作。
四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外,不得摆放任何与档案库房无关的物品,档案装具排放,应做到整齐划一,符合通风、防尘要求。
五、根据档案库房情况需要,可配备换气扇、灭火器等专用设备,并定期保养,使库房环境处于良好状态。温度基本保持在14—24℃,相对湿度40%—60%之间的规定要求。
六、档案室要防止阳光直射,库房照明光源应用白炽灯;档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。
七、档案管理人员必须每季度对库房内的档案进行核对,做到帐物相符。
八、档案库房及档案柜箱钥匙必须由办公室专人负责保管,不得丢失。