(一)会前工作：

1、与会议主办方洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。

4、与会议主办方确认会议接待方案。

5、与会议主办方签订会议接待合同，顺便要定金。

1、机场、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。

2、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。

3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认vip用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱

安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。

8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

9、确认特殊客人（如伟大的领导 少数民族代表、vip、残障代表及家属等）的安排及接待工作。

10、协调会议期间的交通工具的安排。

1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

3、与会议主办者的费用结算工作。

4、欢送代表工作。

(四)、会议的筹备工作:

1、根据会议规模，确定接待规格。设定待规格。

2、发放会议通知和会议日程。 会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的.具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。

3、会场的布置。

一是会前检查。 这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

二是提前进入接待岗位。 接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。

1、签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

2、引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。

差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。5、服务会议应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备工作。6、要做好会后服务的准备。会议进行之中，就应为会后服务做好准备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排。

(七)、会后服务:

会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。

1、组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。

2、送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。

3、清理会议文件 回收有关文件资料，整理会议纪要，会议总结。

完结！请老师指正。

一、 会议室：

价格单位：元/场

二、 客房：

价格单位：元/间.夜

三、用餐：

1．会议用餐围桌最低标准600元，上不封顶。

2.会议用餐自助餐最低标准45元/位，上不封顶。（人数在60人以上可开）

备注：促销价格均为大型团队入住，现金结算为准（包含用餐、住宿），如只使用会议室、客房，最低价格按协议价格执行。

四、宣传：

可以用宣传册的方式在宣传册上注明酒店会议室优惠酬宾活动，以打折方式吸引客人，宣传册上注明折上折的价格，达到酒店宣传的效果。 会议能够帮助酒店摆脱淡季，因受到节假日以及淡季性的影响，房间出租率会明显降低，而相对而言，会展活动虽然也具有一定的季节性，但总体来看不是十分明显，如果酒店为会议型酒店，必须了解和掌握会议的特点，通过不断研究，提升会议的营销和服务能力，并且通过出色的会议接待将酒店的口碑和品牌迅速传播出去从而招徕到更多的会议客源。

妥否，请领导批示。

锦都国际酒店

2015年5月30日

公司简介:

海南红帆会展服务有限公司是一家专业从事公司会议、奖励旅游、协会团体组织会议、展览和节事活动的策划组织服务企业。是海口市会议展览业协会副会长单位、中国国际商会海口商会会员单位。

公司坚持以会展市场为导向，以服务创新为动力，以品牌经营为核心，以创意策划为手段，组织策划具有高商业价值、高附加值的适合海南的会议、展览会。顺应海南及国内会展产业的发展趋势，进一步拓宽经营领域，公司将建设成为策划创意领先、服务质量领先、规模效益领先，在海南具有较强竞争力、可持续发展的品牌会展企业。

创意、策划、设计是公司的生命，技术上的创新是我们公司的核心竞争力。为此，我们公司始终把客户的满意度和服务质量放在第一位，坚持不断改革与创新，与国际最新会展技术接轨，充分吸收公司内外部创意力量来增强公司的技术创新能力，并取得了不俗的业绩。

我们的优势

1、礼仪及接待； 2、会议接送机；

3、会场布置； 4、会议餐饮安排；

5、会议秩序维持； 6、会议秘书服务；

7、会议代表住宿安排； 8、会议旅游\考察安排；

9、来返程票务服务； 10、财务协助。

会议策划案

一、会旅概况

１、会旅时间：2015年1月9——11日

２、会旅人数：40人左右（按实际人数结算）

二、会议选址

【陵水海棠湾世知度假酒店】（准五星）

酒店网址：

陵水海棠湾世知度假酒店的简介

海棠湾世知度假酒店位于三亚东北部的海棠湾畔，是由北京永强饭店有限公司和外交部系统世界知识印刷厂投资建设的大型滨海度假酒店。海棠湾世知度假酒店踞守着既充满原始气息，又被重点规划定位为“国家一级海岸”的海棠湾，三面背桢青山，一面向南中国海敞开。沙白细软，海水清澈，占地323亩，距三亚市区35公里，距东线高速公路2公里。 酒店拥有舒适温馨的高、中、低档山/海景客房800余间（套），设有景观式淡水泳池、高尔夫练习场、海滨娱乐场、会议中心、商务中心、各式餐厅、露天咖啡厅、高档迷你酒吧等各种配套设施，是一家集休闲度假、旅游观光、康复疗养、商务会议于一体的综合性度假酒店。

海棠湾与亚龙湾，大东海湾，三亚湾，崖洲湾并列三亚五大湾。海棠湾地理位置优越，海岸线长25公里，而海棠湾世知度假酒店则依海而居，距海仅150米。此地气候宜人，环境优美，空气清新，年均气温24℃，冬无严寒，夏无酷暑，一年四季皆可游泳。

酒店与蜈支洲岛隔海相望，周边有许多著名旅游名胜，如南田温泉、分界洲岛、亚洲风景园、天涯海角、亚龙湾国家风景区等等。

双标房 大床房

1、客房需要及价格

三区是我酒店05年兴建的三期工程，有标准间、小套、家庭套、豪华套一共446间客房，是蝴蝶型主楼。所有客房都带有超大独立的观景阳台和独立的洗浴室，包括让您观望大海浩翰以及渔民出海捕鱼的壮观景象的海景双标间；使您观赏1800平米非常具有艺术性的淡水泳池，带给您无限清凉之感的池景双标间；使您身处天高云淡、一抹青山的山景双标；使您拥有曲径通幽般闲情、以及拥有设计优美的酒店园林和周边美仑美奂的农夫瓜果庄园的园景双标间。

*以上价格含中式

* 提前入住或会议团结束后延住，需提前与酒店确认，按此协议价格执行

2、用餐安排

我们为您准备了以下安排：

*以上餐价报价除特别注明的以外,其余均不含酒水，如需订餐，请务必提前24小时与销售部预定，否则按酒店正常零点价格执行。

3、会议厅

备注：可根据会议需要免费提供白板、白板笔、茶水、音响、麦克风vcd、dvd、幻灯机、绿化服务及会场的布置等。 免费制作台卡、会议指示牌。

会议室共有桌子107张，大会议室做条幅长11米，小会议室做7米，大堂门口做15米，大会议室讲台沿宽10厘米，长84厘米。260人的会议，桌子摆法：2张+4张+2张。大会议室桌子长宽高分别为：120cm*40cm*76.5cm,挡板高48cm。

4、旅游-行程和服务标准 1、行程安排如下：

9/1：下午，前往拥有明媚的阳光、湛蓝的海水、洁白的沙滩和醉人的椰风海韵的海棠湾世知度假酒店。参加各种户外丰富多彩的海滨娱乐项目（拉网捕鱼、沙滩拔河比赛、沙滩排球）。 抵达后用晚餐，餐后入住酒店。

10/1：早上用中式自助早餐后，酒店召开一天会议，晚餐自理。餐后入住酒店。

按天数算：45座金龙豪华大巴1966元/天，三天5898元。 按人数算：5898÷40人，每人150元。

五、总预算

1、房价：180元/间

景点餐厅：（在岛上用餐）58元/人 合计：264元/人

附件1

备注：以下报价不含在内

海南红帆会展服务有限公司

2015年12月27日

如有不明之处，欢迎至电咨询。感谢支持!

一、活动主题

昨天 今天 明天

二、活动背景

元旦来临之际，又到了我们一年一度的年会，在这过去的一年里，我们意气风发，共同努力的完成了酒店一系列的工作。在这个新春即将与我们的时刻，我们聚在一起，共同欢庆，为公司的昨日画上完美的句号。为我们的明天扬帆起航。

三、活动目的

1. 总结过去一年的工作，为下一年提出计划

2. 为本年度先进优秀的部门及员工给予嘉奖，提升员工积极向上的精神

3. 增进员工间的沟通与团队协作精神

4. 庆祝元旦，加深员工与酒店之间的感情

四、活动对象

假日酒店所有领导及员工

五、活动日期

2012年12月24日

六、活动人数

400人（会议150人，晚宴共400人）

七、活动地点

假日酒店会议厅大堂

八、活动前期准备

1、现场规划及装饰（包括布标、指示牌宣传品的设计与制作）。预订、设计、布置会场及用餐场所。（会议场所的布置：欢迎牌、横幅、指示牌、会议资料、纸、笔、饮料、设备测试等。）

2、公关礼仪服务：提供礼仪服务（迎宾、引领）。

3、置办会议用品、活动奖品、纪念品、印刷包装用品和分发文件。

4、发放邀请函，会议通知。

5、邀请领导人士，行业代表，演艺人员。

6、用餐安排，车辆代理。

7、签到准备工作（签到板、心愿墙，签字笔）

九、活动流程

电灯、窗、锁好会议室门。）

18:45:18:55 领导致辞

十、活动后期安排

1、欢送领导

2会议结束，仔细地检查一遍会场，看是否有遗忘的东西和文件等，设备设施是否有损坏，做好记录。

假日酒店2012年会经费预算（预估）

根据11年年会费用预算预估。

用按实际发

生计算

十二、a.奖项设置: 最佳贡献奖 1名（可适当增加，但不超过3名）

b.游戏规则(本次活动的所有游戏都为几人一组，不仅加强了员工之间的交流，也在游戏的过程中使他们更加懂得团队合作意识)

游戏名称：占领阵地

游戏规则:每队四个人，游戏开始后各队队员分别占领一张报纸，各人的

身体任何部位都不能碰地，然后各撕去一半再站，然后再撕去……直至失败，到最后以最佳办法能站进报纸的一队获胜。

游戏名称：击鼓传花

游戏规则:以大家坐的桌为单位，主持人喊口令，音乐起，由指定的第一

桌将花传到下一桌，音乐停止后，花在哪一桌就由本桌的个人或集体表演活动，总共表演三轮结束。

游戏名称：接力气球

中途掉下来重来。先完成的一组获胜。

十三、纪念品及奖品设置

2、一等奖：美的 bcd-185qm 185升 双门冰箱 1499元 3、二等奖：飞利浦（philips）fc8276 无尘袋吸尘器 799元 4、三等奖：美的 饮水机 myr926s-w 488元 5、鼓励奖：长帝tb18 18升 实用性电烤箱 199元 纪念品1：（参与活动奖）

趣玩 usb暖手鼠标垫 鼠标垫 保暖鼠标垫 发热鼠标垫 暖手垫 30/10个 卡当 典雅弧形个性名片盒 60/10个 共计 2200元 纪念品2：（入场人手一件）

甲方：xx-xxx公司

乙方：xx-xxx会议公司

二、乙方根据甲方需求为甲方如下会议考察方案：

18：30晚餐

宿：凯宾斯基饭店

月 日 全天会议

早08：00morningcall 08:30二楼中西自助早餐

18：00 二楼晚餐，晚餐后酒店内参加卡拉ok晚会

晚餐。宿：九寨天堂

日则沟及树正沟；

18：00沟口集合后bus返回九寨天堂。

18：40中餐厅晚餐

20：00于九寨天堂内参加大型藏羌歌舞篝火晚会 宿：九寨天堂

19：30于凯宾斯基饭店二楼中餐厅晚餐 宿：凯宾斯基饭店

月 日 早08：00morningcall 08:30二楼中西自助早餐，全天分班次送机、站！

三、会议全程费用及分项报价：（按30人以上计算）

1.房费：（已含服务费）

成都凯宾斯基： 元/人天×3天= 元/人

九寨天堂： 元/人天×2天= 元/人 房费合计： 元/人

2.餐费：（共计九正餐、5早餐）

成都及途中： 元/人餐×7餐= 元/人

九寨天堂2晚餐： 元/人餐×2餐= 元/人 餐费合计： 元/人

3.门票

九寨沟345元（含观光车）

黄龙110元

藏羌歌舞晚会180元

4.交通费：

全程旅游bus及机场、车站小车接送 ,。合计： 元

成都-九寨-成都机票： 元/人

机建费： 元/人

5.会议室：

投影仪： 元

茶歇： 元/人次

6.全程摄影费：

元/人（含制作光碟、照片）

7.导游服务费：

全程工作人员及优秀导游服务 元/人天× 天= 元/人

8.卫生保健费：

红景天、氧气瓶、高能食品、巧克力、水果 元/人天× 天= 元/人

四、接待标准：

1.入住五星级酒店（如每人一房，补齐房差）

2.优秀工作人员、导游、医务人员、英语翻译

3.全程每人天提供饮料一瓶

4.赠送四川特色民间工艺品一件

5.豪华旅游bus 、行程中机票

6.哈达迎客服务

7.会议室横幅、布标、光碟、照片制作

8.旅游意外保险

9.每日安排健康保健食品及水果

五、乙方收费：

1.按协议中报价收费

2.甲方提前一周传真通知乙方代订机票名单及人数，以便乙方操作。

3.甲乙双方签定协议三日内，甲方须向乙方预付人民币 圆，作为预付金。

六、违约责任：

甲乙双方在签定以上协议后，如有违反协议所约定内容的一方，将处以 元以上 元以下的金额作为违约赔偿金。

七、甲乙双方协议中未尽事宜，将另备补充协议补充。

甲方： 乙方：

联系电话： 联系电话：

年 月 日

一、 会议室：

价格单位：元/场

二、 客房：

价格单位：元/间.夜

三、用餐：

1．会议用餐围桌最低标准600元，上不封顶。

2.会议用餐自助餐最低标准45元/位，上不封顶。（人数在60人以上可开）

备注：促销价格均为大型团队入住，现金结算为准（包含用餐、住宿），如只使用会议室、客房，最低价格按协议价格执行。

四、宣传：

可以用宣传册的方式在宣传册上注明酒店会议室优惠酬宾活动，以打折方式吸引客人，宣传册上注明折上折的价格，达到酒店宣传的效果。 会议能够帮助酒店摆脱淡季，因受到节假日以及淡季性的影响，房间出租率会明显降低，而相对而言，会展活动虽然也具有一定的季节性，但总体来看不是十分明显，如果酒店为会议型酒店，必须了解和掌握会议的特点，通过不断研究，提升会议的营销和服务能力，并且通过出色的会议接待将酒店的口碑和品牌迅速传播出去从而招徕到更多的会议客源。

妥否，请领导批示。

锦都国际酒店

2015年5月30日

一、 营销目的

每年的4月底到7月份为酒店经营的淡季向旺季过渡的阶段，为了更好地提升酒店客房的开房率，并由此带动酒店会议、中西餐、康体娱乐等相关项目的消费，在满足酒店在淡季经营成本支出的同时，开拓更广阔的客源市场，利用夏季节庆多，从化当地水果资源丰富的经营契机，借助淡季营销之势，开拓旺季营销之路，为酒店完成2015年经营目标打好上半年的坚实基础！

二、 营销推广活动时间为：2015年4月30日至7月30日

（一） 会议度假套餐一：主题：杨梅、火龙果、三华李农家采摘乐一

*免费畅游热带园林泳池；

6月1日—6月2日 六一端午节假期

1

（二）会议度假套餐二

（1）推广时段：2015年4月30日至2015年7月30日

（2）目标市场：广州政府单位、商务公司、越秀集团、

（3）推广期价格策略：368元/人/晚

自助正餐（可自由选择午、晚餐或围餐、自助餐）

逸 spa温泉票一张+桑拿

房间免费提供支装饮用水2支

免费享用热带雨林酒店内的泳池

“夏日休闲 保健养生”以下休闲体验任意一项（棋牌、网球、桌球、蓝球、乒乓球、羽毛球、单人自行车各一小时）

赠送逸 spa 88元现金券

房费：300元/间

会议：30元/人

早餐：35元/人

正餐：50元/人

温泉：30元/间

ktv：

娱乐运动：10元/人

注：1、所有价格均按人民币计算，包含服务费、发票 。

元/位，如需增加会议室使用节数将按各规格会议室正常价格收取差价 。

其它参考行程推荐：

三、 宣传推广方式

1. 海报宣传（x展架）：集团属下的高级写字楼等地方摆放宣传单张；

6. 客梯：用节日促销海报加以装饰；

7. 集团公司五一促销平台：与景城公司沟通，以酒店作为楼盘附属资源为广告切入点，共享其广告投放资源。

市场营销部

如果要建造或定位一家酒店为会议型酒店，经营者必须清晰掌握会议客源的特征和需求。会议客源几乎涵盖了全面的消费行为，包括：食、宿、行、游、购、娱，他们对设施设备和服务要求都会比较高。

3. 平均住宿时间较长

4. 附属设施使用率较高，平均消费能力高于旅游团队

1. 各种规模、档次的会议室、会议厅

2. 会议专用设备，如影音系统、投影系统、同声传译等

3. 附属设施较为齐全，尤其是商务中心功能及娱乐设施

4. 会议抵离店时期较为密度，客流量大，往往要求接待迅速

5. 结帐方式要灵活

6. 需要酒店有专用人全程跟踪协助、服务

根据会议的各种特点，作为接待会议的首道工序-销售部与客户洽谈会议时特别需要明确会议的一些特殊要求。做好会议的会前会中会后服务。

二.会前服务：

1)销售人员要对酒店的设施设备以及报价全面掌握，与客户进行洽谈。

2)根据酒店可以提供的会议服务项目，为客户提供参考意见，销售顾问式的为客户提供解决方案。

3)与客户签订会议接待协议书。

4)根据客户的特点，制定会议接待计划书，发放给各个相关部门。

2、会中服务，销售人员或会议服务经理全程跟踪会议，落实会议的'承诺，协调各个部门做好会场布置，音控设备、会议茶歇、用餐、贵宾接待等事项的万无一失。

3、会后服务征询客户意见，做好记录存档，并协调会务组与酒店清帐。

三.销售方案：根据酒店会议室情况，销售部特做出以下优惠活动：

1.大会议室可容60人左右，酒店原价1800一天，协议单位1200一天。

2.协议单位预定大会议室可以从协议价格上进行打8折处理，也就是1200的基础上在打8折960元一天。

3.小会议室健身房改造可容30人左右，酒店原价1200一天，协议单位800一天。

4.协议单位预定可以在打8折640一天。如果特殊情况在640的基础上还可以打8折512一天。

5.可以用宣传册的方式在宣传册上注明酒店会议室优惠酬宾活动，以打折方式吸引客人，宣传册上注明折上折的价格，达到酒店宣传的效果。

6.酒店会议室宣传力度不大，导致现在会议室检查经常空着，损失严重。