财务代理：财务代理，通常指财务方面的专业人士以代理的名义，完成他人委托的财务相关事项。财务代理运用专门方法对企业，机关，事业单位和其他组织的经济活动进行全面，综合，连续，系统地核算和监督，提供财务信息，并随着社会经济的日益发展，逐步开著预测、决策、控制和分析的一种经济管理活动，是经济管理活动的重要组成部分。

对企业来说，财务管理无小事，选择一个合适的财务代理公司至关重要，那么在与财务代理公司合作时，还是先让我们了解下流程吧，以判断一个财务代理公司是否真正合格专业高效。

正规的财务代理公司应该需要具备的条件：

1、正规的代理资质文件：

2、至少有3名持有会计从业资格证书(亦称会计证，下同)的专职人员，同时聘用一定数量相同条件的兼职从业人员，主管代理记帐业务的负责人必须具有会计师以上专业技术资格。

3、要有健全的财务代理规范和财务会计管理制度。账益达通过规范化的管理制度、标准财务架构、统一的技术标准、服务工作岗位和预定目标的设计，向企业提供统一的，可追溯和可检验的服务，杜绝人为因素。

账益达财务代理方式：

线上服务线下（020）服务相结合，线下完成代帐企业的原始单据的'收取与送回，线上完成会计记账及相关财务处理。

流程：

1.协议签定

处理。提供不实会计资料，以及其他不符合法律、法规规定要求的，应当拒绝;对委托人提出的有关会计处理原则问题负有解释的责任等。账益达建有严格的保密制度，所有代理协议签定时均同时附有一份保密协议，以保障客户之利益。

2.票据交接

客户派出纳/文员将当月需做账票据送到账益达，对票据进行初步整理，为保证工作及时性，在每月的15日左右交接为宜。对于新设立尚无专职财务人员的客户，将帮助：开设会计帐户，建立基础会计核算体系；根据客户提供的合法原始凭证（购销发票、入库单、领料单、款项进出银行回单及其他财务收支单据、有关经济合同等）编制会计分录；记帐及结帐；编制会计报表。

3.客户需提供之相关资料：

增值税清单（销项汇总清单、销项明细清单）；

财务、纳税申报报表上所需盖的公章、印鉴等；

工商年检、税务年检规定需要的其他资料。

4.账务处理

核算会计对客户票据进一步整理，对票据可能存在的问题与客户及时沟通，进行会计核算、帐务处理，税款计算。审核会计师对软件会计账务处理结果进行审核，包括票据完整性、合法性的审核、账务处理正确性的审核、税款计算合法性的审核、往来帐的核对、并对客户账务问题的隐患给予准确评估。在所有账务审核无误后填制税务纳税申报表，税收缴款书，并对纳税情况与客户沟通。为客户代理记帐。

纠错——为客户提供因前期不规范的账务处理，导致后续会计差错的账务处理纠错服务。

补账——对客户前期未规范建账或因计税差异、申报差错等原因而导致少交税 （漏税）多交税（溢交） 的账务处理。 清账—针对客户企业注销清算审计或企业变更、重新注册账务清算等事项，提供最合理账务处理咨询。

5.纳税申报

安排专人负责网上税务申报、个人所得税重点纳税人申报。免费办理税务登记，减免税手续，一般税人申请手续、发票审批手续等。专业的出口退税申报服务（捆-绑代理记账服务包含或者单列专项服务）。

6.情况反馈、随时沟通

7、增值服务：

账益达财税服务平台提供自动生成审计工作底稿、税审工作底稿服务；提供信用评级与贷款、理财服务。

为了加强项目部的财务管理工作，统一工程协调费，材料采购，机械使用，施工队费用和其他费用支出、结合项目部及施工的具体情况，特制定本制度。本制度适用公司工程管理及采购人员。

1、 借款及备用金管理规定

1.1 材料采购人员及项目管理人员借用一定数额的备用金作为应急，备用金由经理签字在财务借支。不得将备用金作为它用，本地工程额度不超过3000元，异地工程额度不超过5000元 ，项目部急需时，采购人员必须交回财务，统一调配。

1.2 其他临时借款，须填写《借款单》，借款人按规定填写《借款单》，注明详细借款事由、计划销账日期、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。外地项目经理由于工作需要暂时不能填写借款单的情况下，可由财务代填借款单，但是月底报销时根据汇款凭据在借款单上补签字。

1.3 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。

1.4 借款销账规定：

1.4.2借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。

1.4.3原则上借支之日起本地2天内必须销账。

1.4.4异地在7天内（每周六前）传真或电子邮件传递回公司流水明细报表至财务部。每月25日——28日所有票据必须核销。违反规定不得再次借支。

1.4.5财务部接到报表后每周一必须以书面形式报总经理审核签字后保存以便核对。

1.5借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

1.6 关于借款原则上每月清一次。

2、 借款流程

2.1 借款人按规定填写《借款申请单》，注明借款事由（包括工地）、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。

2.2 审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。

2.3 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。

1000元者，原则上必须使用支票。同样道理异地采购超过1000元的，使用信汇或者电汇支付。这是现金管理办法里规定的。

3、 费用报销的一般规定

采购所有的材料与设备必须办理入库手续，填写入库单，工地监理根据预算要求以及材料合格证明负责质量验收在入库单上签认，工地管库员负责货物数量的验收，并在相应的入库单签字，在人员配备不齐的`情况下，项目经理负责相关人员的签字，采购员根据验收入库的入库单以及相应的发票才能办理赊销挂账或者借款销账程序。

3.1 报销人必须取得相应的合法票据且发票或收据背面要盖有新设计的五联章，需要由各个有关人员签名（相关人员一定要尽职尽责），简述费用内容或事由。

3.2 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。

3.3 按规定的审批程序报批。

3.4 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

3.5对于工地零星的搬运费、保洁费等支出都要填写人工费支付明细表，既要有工地名称、工作时间、工作量，还要有完工时间、完成状况，有收到劳务费的工人的签字以及工地代表的签字。如果工程量超过预算以外的还要有甲方的认可签字。

3.6关于协调费、项目经理宴请甲方、送礼等招待费的支出，须填写事由、相关人数并且按照公司规定的标准进行；做好事前项目负责人和经理通气和评估得到允许后，方可按照部门经理确定的标准执行，一周内由项目负责人和经理共同签字才能报销。

3.7 对于工地零星采购的材料，也要比照上述办理出入库手续，要有相关的人员签字。

3.8 市内采购以及工地紧急采购需要打车的，均要在报销时注明时间、事由以及车程等项目。

3.9 关于外出通讯费的报销规定：长期在外地工地工作的可以以公司的名义办理电话卡（只允许打与公司业务有关的电话），公司实报实销。对于临时外出有需要跟公司密切联系的人员，凭电话清单据实报销（与公司业务有关的）。

3.10 在异地工作的人员生活费补贴根据不同的地区，以及公司的规定执行相关的标准。

4、 费用报销的一般流程:

验收人签字→交统计员登记并签字→交财务部出纳或会计审核并签字→部门经理审核签字→总经理审批→到出纳处报销，补充采购备用金。

4.2异地工程如委托货运部发货，附发货单，雇佣车辆发货的应填写2份入库单（发货单），采购员留存1份（做报销依据），另1份随货到达工地后由接收人在随货入库单上签收，同时登记库存台帐。如发货单不能及时由送货司机带走，采购员须在货物到达工地前把发货单以电子文档的形式发给工地项目经理作为验收所收材料的依据。异地发货报销需报销发票、工地入库单、运费发票，粘贴到报销单后盖五联章→交统计员登记并签字→报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→交财务部出纳或会计审核并签字→ 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→总经理审批→到出纳处报销，补充采购备用金。

4.3对先货后款的方式采购时，采购员必须提供采购发票、供货单位的名称、开户行、银行账号以及采购材料的名称、数量；单价，货物运输发票、工地管库员签收的材料入库单，根据以上资料在报销单上盖五联章审批后挂账报销，然后公司财务部根据资金收付计划支付所欠供货商款项。

4.4对支付预付款及材料订货定金的应在报销单据上注明总款项金额及取货时间，填写《加工订货预付款报销单》，如签订合同的，应附合同原件→交统计员登记并签字→报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→交财务部出纳或会计审核并签字→部门经理审核签字→总经理审批→到出纳处报销（财务部设立订货预付款专用帐，将此类费用作为临时性记账，待提货后开具正式票据后按程序报销并将临时性记账作销账处理）。

财务严格按此程序执行，对不符合程序的有权不支付款项。

5、 施工队结算的一般流程:；

5.1施工队预付及结算人工费必须有经审核批准的工程施工预算、工程施工决算的前提下根据工程进度由施工管理人员和施工工长签字确认、造价人员计量及计价，项目经理审核，上报经理审批，项目经理填写支付单据交工程部经理审核签字→交统计员登记并签字→交财务部出纳或会计审核并签字→总经理审批→到出纳处领款。财务按程序记账并支付资金；零时用工，施工员做好记录，填写人工费支付明细表，施工工长核对，项目经理审核，上报经理审批，财务依据经理批示。按程序支付资金。

6、财务及统计每周必须汇总工程发生费情况，作出情况报表，向项目负责人和.经理进行财务情况书面报告，确保项目顺利实施。

7、奖惩考核

7.1严格执行财务制度是为了更好的发展公司、扩大业务，做大做强的基石，所以要求每个员工职员必须执行，对于完成业绩突出的员工公司将进行不同程度的奖励，但是未按公司财务制度完成任务也要进行考核，公司的奖惩制度另行发布。

8、 本制度解释权归公司财务部。

9、 本制度经总经理办公会议讨论通过后生效。

相关人员签字：

2011年2月26日

财务室根据财务处“省级部门预算报表”会议精神，向所长汇报并经批示后，根据编报要求及本单位具体情况编制部门预算(一上)报财务处一式两份(附软盘)——财务处进行审核、汇总向院长汇报——院长批准——向院长办公会通报——院长签批后报省财政厅——财务处收到省财政厅下达的部门预算控制限额(一下)——我单位接收预算控制限额。

我所根据预算控制限额(一下)，向所长汇报并经批示后，调整部门预算(二上)，报财务处一式两份(附软盘)——财务处将各单位部门预算(二上)审核、汇总向院长汇报——院长批准——向院长办公会通报——院长签批后报省财政厅——财务处收到省财政厅下达的最终部门预算(二下)——向院属各单位下达部门预算批复——我单位接收批复并执行。

财务室根据“省财政厅年度部门决算报表”会议精神，依据年度财务收支状况编报决算报表及编报说明，报所长批示——报财务处一式两份(附软盘)——财务处进行审核、汇总——院长签批——财务处报省财政厅。

我单位根据季度财务收支状况编制季度报表，报所长批示——于次季初10日内报财务处一式一份(附软盘)——财务处进行审核、汇总，编制全院季度报表。

财务室每月10日前汇总各科室每月收支情况——报所长批示——报各创收科室室主任。

每季度结束，于次季度前10日内，向所长汇报各项课题结余情况。

财务室根据省财政厅下达的部门预算(二下)要求，并结合本所情况，填报政府采购计划——根据部门预算批复的专项经费采购计划，填报“省级政府采购计划申请表”或“省级部门采购计划申请表”一式两份(附软盘)，报财务处——财务处审核、汇总——院长签批——报省财政厅国库处——省财政厅批复——我单位接通知后，与省政府采购中心联系招标采购事宜，签订采购合同——财务室填报“政府采购资金集中支付申请表”一式三份——财务处审核——院长签批——我单位报省财政厅——省财政厅将采购款项直接支付中标单位——我单位到省财政厅领取回执单，送财务处一份——财务处和我单位分别进行相关账务处理。

财务室根据医科院产权登记的通知和要求，根据资产占用状况编报产权登记报表——根据医科院安排，由会计中介机构对单位的产权登记报表进行审计——各单位取得合格的审计报告后，将产权登记所需要资料报财务处——财务处对各单位资产报表及软盘进行审核后，通知省财政厅来院检查验收——省财政厅验收合格后，发放产权登记证——根据财务处通知领取产权登记证。

我单位根据资产清查的情况，向分管所长汇报，经所长办公会研究确定后处置，报医科院财务处备案。

我单位提出资产处置申请——财务处审查核实提出意见，向院分管领导汇报——院领导签批——财务处下达处置意见书——我单位进行处置。

我单位根据资产清查的情况，向分管所长汇报，经所长办公会研究通过后向医科院财务处提出资产处置申请——财务处审查核实提出意见，向院分管领导汇报——院领导签批——财务处起草申请，报省财政厅——财务处根据省财政审批，起草审批意见——院领导签批——下发院属各单位——我单位按照处置意见书处置。

汽车、土地及房屋的处置，无价值限制，处置流程同资产单价大于20万元的处置。

各科室购置办公家具、办公设备时提出申请——财务室审核——报所长办公会审批——由所采购小组负责采购或政府采购(参见(二))——购物发票、领料单签字完毕——办公室办理入库手续、记账、填写明细册——财务室记账、报销。

各科室工作人员变动时，使用的办公家具、办公设备——办公室、财务室同意后统一调配——调出科室到办公室填写调拨单——调入科室填写领料单——办公室记账、核查、转账、填写明细册——财务室转账。

各科室办公家具、办公设备等需报废时——科室提出申请——科室负责人签字——报办公室审核同意(需报上级有关部门批准的,经过批准) ——报废处置——部门申请一式两份与报废物品交办公室——销账、填写明细册——财务室销账。

固定资产调出科室需与其他科室调整在用固定资产时，科室提出申请——报办公室审核同意——到财务室领取并逐项填写固定资产调拨单——调入科室填写其对应部分——分管领导签字——交财务室调账。

我单位根据本所实际情况，经所长办公会、所务会研究通过后，上报非经营性资产转经营性资产的.申请(包括可行性报告、投资金额或评估报告及议向书等)——财务处调研提出意见，向分管领导汇报同意后起草申请——院领导签批——报省财政厅——财务处根据省财政厅批复起草审批意见，下发院属单位——我单位按照审批意见书执行。

借款人填写借款单或支票申请单并签字——借款科室负责人签字——分管所长签字——出纳支付现金或签发支票。

经办人取得合法票据——经办人签字——科室负责人签字——分管所长签字——出纳办理报销手续。

各科室根据工作需要，提出出差申请——借款人填写借款单并签字——借款科室负责人签字——分管所长签字——出差人员办理借款事宜。

结算人出差取得合法票据，回所3日内填写出差伙食补助单——出纳结算差旅费用，填写差旅报销封面——结算人、科室负责人签字— 分管所长签字——出纳办理结算手续。

经办人填写支票申请单——科室负责人签字——分管所长签字审批——出纳签发支票。

领取支票3日内凭合法单据，经办人、科室负责人签字——分管所长签字审批——出纳办理报销手续。

财务室编制工资发放单——专网申请计划——财政批复计划——接收用款额度——专网递交授权支付申请——填写支票报送银行——银行代发工资——财务室发放工资条。

财务室按各科室规定金额收缴款项——根据具体情况向缴款人开具发票或收据——通知各科室。

季末根据本季在职职工工资总额的2%提取工会经费——工会经费的40%按季上缴财务处——由院工会会计上缴省直机关工委。

⑴职工未购住房房租费：按省直房改办有关文件规定收泉—办公室提供名单——财务代扣——上交院财务。

⑵集体宿舍房租费：按文件规定收泉—办公室提供名单——财务代扣——上交院财务。

⑶暖气费：根据行政处核对的办公用房、职工宿舍面积数——提供人员名单——按院确定的收费标准——由财务统一扣款。

办公室接到行政处的收费通知单后——进行审核——发现问题，与相关部门沟通——无误后，报所长批准——通知会计付款。

按规定比例核算缴纳金额，填写《养老保险费审报表》——分管所领导签字——单位盖章——到省社会保险事业局机关事业保险处缴纳。

按规定比例核算缴纳金额，填写《失业保险费缴纳登记表》——分管所领导签字——单位盖章——上交省医科院或到省社会保险事业局失业保险处缴纳。

第一部分 总则

第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

第三条 本制度适用公司全体员工。

第二部分 借支管理规定及借支流程

第四条 借款管理规定

(一) 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回7个工作日内办理报销还款手续。

(二) 其他临时借款，如业务招待费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

(三) 各项借款金额超过10000元应提前一天通知财务部备款。

(四) 借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。

(五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

第五条 借款流程

(一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。

(二) 审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批(3万元以上需报至董事长审批)。

(三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。

第三部分 日常费用报销制度及流程

第六条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

一、 目的

为了加强公司内部管理，规范公司财务借支、报销流程管理，合理控制费用支出，根据相关财务制度和公司实际情况，特针对公司借支管理流程和费用报销管理流程制定本规范制度。

二、范围

本制度适用于公司范围内发生的所有借支和费用报销业务。

三、内容

1、借支流程：

1.1员工借支款项，本人提前填写《借支申请单》，注明借款日期、事由、金额等内容，由总经理审核签字后交于财务部办理，超过1000元需提前1天将审批后的《借支申请单》交于财务部。

1.2员工严格遵照公司借支管理流程履行审核、审批程序。

1.3财务部根据手续齐全的《借支申请单》予以办理借支款项。

1.4如财务部以支票形式予以支付借支款项的，借支者须在支票存根和支票领用签发簿签字确认。

1.5支票使用完毕当日，使用人要及时报帐或注销。

1.6财务部一律不准开具空白支票（包括：现金支票和转帐支票），填写时，金额和收款单位必须填写齐全。

财务部有权提请公司从借支人工资内予以扣除，在此期间，如遇借支人提请离职，在未结清款项的情况下，不予办理离职手续。

2、费用报销管理流程

2.1员工报销，须提前对报销单据进行分类，并按顺序整齐的粘贴在原始单据粘贴单上，准确填写报销单，由财务部审核签字后，交于总经理审核签字，最后于财务部办理报销。

2.2差旅费报销应在出差返回公司的一周内办理。

2.3员工应保证报销票据的真实性、合理性和合法性，并在报销单据上列明报销事由、费用归属对象，对不符合规定的票据财务部有权退回。

2.4公司各项费用的报销必须由经手人和部门负责人签字，最后由公司总经理签字，严格遵照公司费用报销管理流程和报销标准进行签审，手续不齐全者，财务部门不得报销。

2.5员工在办理报销业务前，须先核销借支单据，再按其差额办理报销业务。

2.6差旅补助性费用的报销遵照公司相关制度予以办理。

3、付款流程

3.1

3、财务部严格根据借支、报销流程办理相关收支业务，现金日记账要日清月结、账款相符。

4、本规定由公司财务部制定并负责解释。

5、本规定自文件下发之日起执行。

第一条 总则

一、为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为合理控制费用支出，特制定本制度。

二、本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，具体说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

三、本制度适用公司全体员工。

第二条 借款管理规定

一、出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

二、其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

三、 各项借款金额超过1000元应提前一天通知财务部备款。

四、借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经总经理批准，否则财务人员有权拒绝销帐;(2)借领支者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。

五、借款流程

1． 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改)、借用方式：支票或现金。

2． 审批流程：

1000元以上：

部门经理审核签字→副总经理审批→总经理审批（或电话请示）；

3． 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。

第三条 费用报销制度

劳保用品费用、汽车油费及维护费、材料采购费、低值易耗品及备用品、培训费、资料费等。

二、费用报销的一般规定

1． 报销人必须取得相应的合法票据。

真写，注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用内容

或事由。

3． 费用报销的一般流程:

费用报销单→部门经理核实→副总经理审批→总经理审批→财务报销。

4． 报销1000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

一次可报销一次高铁来回探亲费用，实报实销；一般员工一年可报销一

次高铁来回探亲费用，实报实销。

第四条 差旅费报销制度及流程

一、 费用标准:

乘坐交通工具选择席别时，应尽量遵循节俭原则。一般火车，应选择硬卧；动车、高铁选择二等座；飞机选择经济舱。如遇特殊情况，可由当事人请示领导，经批准后，购买高一级的席位。

二、费用标准的补充说明：

补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。

2. 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准。

3. 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费。

三、报销流程

的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。

规定办理借款手续，财务按规定支付所借款项。

费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，总经理审批。

第五条 应酬招待费报销管理

一、根据公司对外接待标准以及视接待客人的规格安排接待。

二、公司副总经理以上高管人员，可直接安排各种档次的接待，其他工作人

员需安排接待的，应事先向总经理或副总经理提出申请，并得到总经理

或副总经理批准后方可进行接待。

三、原则上不允许先斩后奏，因特殊原因无法事先办理的，事后须及时报告

总经理或副总经理，并补办《应酬招待申请单》申请手续。

四、应酬一般在定点酒店、宾馆进行。一般在签单卡签字后按月结算，不得

擅自在它处或用现金结算；公司副总经理以上高管人员拥有签单权利，

其他工作人员在总经理或副总经理授权的情况下，在授权限额内拥有签

单权利，授权人员名单及授权限额在财务部备案。

五、因出差等原因在外地招待客人的，公司副总经理以上高管人员可直接安

排接待；其他工作人员则需事先制订招待计划，并经总经理或副总经理

批准同意，在实际发生招待时按计划执行，如需临时招待客人的，则需

总经理或副总经理电话同意。

六、如有多位领导同时接待，应以所涉及事情或客人情况归属相关部门。

第六条 汽车费用报销管理

一、公司公用车如需要加油，根据驾驶员加油时的签单和发票报销；

二、通行费、停车费、洗车费、年检费、车辆保险费按车辆分别根据发票报

销，总经理根据各车辆实际使用情况签字验核。

务审核，由总经理批准报销。

四、车辆维修前须提交公司车辆保养维修申请表，说明原因、维修项目和预

计费用，在定点维修点维修，报销时在发票上列明详细清单，由综合部

根据车辆维修情况复核，经总经理签字验核。

第七条 物料采购报销制度

一、管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司统一管理，集中购置。

二、报销流程

1. 购置申请: 管理人每月根据需求及库存情况购买。

报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部，按日常费用报销流程付款。

费用

三、专用材料计划审批流程：

1．由相关部门提出材料采购供应计划；

2．库房复核；

3．项目负责人审核；

4．公司领导审批；

5．审批后的计划表交采购员采购，同时送一份财务备案。

日上报计划同时交一份与采购员先期进行询价。

四、专用材料采购流程：

1．采购员凭审批后的材料计划表采购；

2．采购员凭材料计划表、采购发票（送货单）办理入库验收手续；

经审批的`，财务部有权不予以认可，所造成的损失有采购员自行承担。

在询价过程中应尽可能多的进行询价，同时将询价结果以及询价单位的资料报项目经理及项目负责人审批；采购员须按审批后的核价单、供应商及计划表进行采购。

本制度自发布之日起实施。

佛山慈慧通达科技有限公司

年 月 日

第一章：总则

第一条：为了加强养老院内部管理，规范养老院财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条：本制度根据养老院的实际情况，将报销分为差旅费、办公费、教育经费及培训费、会议费等,以下分别说明相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

第三条：本制度适用本养老院及各分院。

第二章：费用报销基本制度及基本流程

第四条：报销人必须取得合法有效的报销单据(发票或收据，以发票为主)。

第五条：费用报销单填写及票据粘贴要求：

1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；

4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；

6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；

7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；

9、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认；

10、出租车票据需注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料，；

第六条：单笔报销总额超过2000元，需要提前一天通知财务备款。

第七条：费用报销基本流程：

第八条：差旅费报销

1、因公出差的办理程序

1.1因公出差的员工必须事先填写“出差申请单”，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、所需资金，经部门主管人、院长和总经理审批签字。

1.2出差人员借款需持批准后的“出差申请单”填写“借款申请单”，由部门主管批准，院长审批，财务负责人核准后方可借款，原则上前次出差没有报销，本次出差不予借款。

1.3凡与原“出差申请单”规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具需经部门负责人、院长签署意见后方可报销。

1.4出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。

1.5出差人员应在回养老院后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费标准填写“费用报销单”，后附“出差申请单”，执行费用报销流程。

2补充说明：

2.1出差到经济发达地区的，住宿标准可上浮30%。

2.2住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，差额不予补偿，超出住宿标准部分由出差人自行承担。

2.3报销天数按照交通工具出发时间到返回时间计算，12点之前出发及12点之后返回按一天计算，反之则按半天计算。

2.4伙食补助依据实际出差天数凭相应发票结算，原则上采用额度内实报实销形式，特殊情况需要上报公司负责人审批。

2.5出差期间招待客户需要事先经院内负责人同意后方可报销招待费，回来后补办招待申请程序。

2.6出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

2.7不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具。

2.8到达目的地后，除总经理外其他员工原则上（市内）不得乘坐出租车，应乘坐公交汽车。因特殊原因等需乘坐出租车的，应在出租车票背面详细注明时间、起止地点及事由。

2.9上述住宿费标准为一个标准间标准。同性两人一道出差可一同住宿的仅享受一个标准间住宿标准。

2.10出差期间因公招待客人、其招待费已报销的，应扣除招待当天的伙食补贴。

2.11出差时间不足一天，视实际误餐数执行。出差在20公里以内（含市内），不享受伙食补助。

第九条：办公费报销

行政部负责办公用品统一采购，如需借款，应填写购买办公用品借款单，后附“物品申购单”，执行公司借款流程。

行政部采购员在购买任务完成之后3个工作日内，必须采购完成并办理报销事宜，执行本院费用报销流程。

第十条：教育经费及培训费

1.教育经费及培训费用由行政部统一进行预算、统一管理、统一安排。

2.费用发生前使用部门应向行政部门填写“培训计划申请单”员工培训计划、培训时间、所需经费，经行政部门审核后复印一份至财务部门。

3.费用使用部门应严格按照计划在申请范围内使用费用。

第十一条：会议费

1.各部门因工作需要参加各种会议的，应填写“参会申请单”，详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费，经部门负责人核实、院长签字后方可前往，会议结束后应及时到财务部办理报销手续。

2.参会人员应严格控制其费用总额，不得无故超支。

3.会议结束后5日内按规定办理费用报销手续，报销单据后附“参会申请表”。

第三章：报销时间的具体规定

第十二条：为了方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：

1．各公司财务部根据实际情况在每星期集中定时进行财务报销。

2．借款不受以上的时间限制，可随时办理。

第四章：借款标准及流程

第十八条：借款标准

1. 员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部支取现金。

2．试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。

3.办公人员借用公-款，在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。

4.借款人员完结事务，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在本月发放工资时扣回。

5.个人非公原因一律不得向公司借支。

第十四条：借款流程

第五章：费用审批管理

第十五条：费用审批管理。

1.总经理人在董事会授权内行使审批权。

2.养老院所有货币资金支付的审批权限原则上由总经理统一审批。

3.总经理外出时可以指定授权人（电话授权），报财务备案，由本院财务负责人进行复核，对不符合本院财务制度的单据，财务有权拒绝办理，总经理回来后要立即补办批准手续。

4.审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。

5.货币资金支付的批准方式为书面方式。

6.养老院对货币资金支付的审批建立以 “谁批准，谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反养老院财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。

7.报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额5—10倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。

8.审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额10%--50%的罚款。

9.因审核过失造成借款人未有效报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。

10.财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附附件是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时制作报销凭证并交与出纳处付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。

11.出纳收到报销单后应检查部门负责人、院长、总经理签字是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。

第六章：附 则

第十六条：本制度解释权归养老院财务部。

第十七条：本制度经养老院各股东讨论通过并由执行总经理签字后生效，修改亦同。

第十八条：各下属分院可依据自身情况在总部制度的框架内，制定分院费用报销制度，但需报送养老院总经理审批备案后方能生效。

第一部分 总则

第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条 本制度适用公司全体员工。

第二部分 日常费用报销制度及流程

第一条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

第二条 费用报销的一般规定

(二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。

(三) 按规定的审批程序报批。

(四) 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

第四条 费用报销的.一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→部门经理审核签字→行政总监审核签字→财务部门复核→到出纳处报销。

第三条 差旅费报销制度及流程。

（一） 费用标准:

（二）费用标准的补充说明：

1. 住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。

2. 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。

3. 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。

4. 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例（早餐20％、午餐或晚餐40％）扣减出差人当天的伙食补贴。

5. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

（三） 报销流程

1. 出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由部门经理批准。

2. 借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

3. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，行政总监审核签字，财务部审核签字；原则上前款未清者不予办理新的借支。

第四条 电话费报销制度及流程

(一) 费用标准

1. 移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。

2．固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。

(二)报销流程

1、 公司人力资源部每月初（10日前）将本月员工手机费执行标准（含特批执行标准）交财务部。

2、 财务部通知员工于每月中旬（20日前）按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。

3、 财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。

4、 员工到财务部出纳处签字领款（每月25日前）。

5、 固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。

你们能不能报？

第五条 交通费报销制度及流程

(一) 费用标准：(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车;(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。

(二) 报销流程

1. 员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好《交通费报销单》。

2. 审批:按日常费用审批程序审批。

3. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。

第六条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程

（一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。

（二）报销流程

1．购置申请: 公司行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写《购置申请单》按资产管理办法规定报批。

2．报销程序：报销人先填写费用报销单，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。

3．费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。

第七条 招待费、资料费及其他报销制度及流程

（一）费用标准

1. 招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。

2. 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。

3.其他费用：根据实际需要据实支付。

( 二)报销流程：

1.招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。

2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。

3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。

4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。