在当下社会，接触并使用报告的人越来越多，不同的报告内容同样也是不同的。那么我们该如何写一篇较为完美的报告呢？这里我整理了一些优秀的报告范文，希望对大家有所帮助，下面我们就来了解一下吧。

档案室调查报告篇一

一、办学方向

1．学校中长期发展规划、实施计划及办学目标和任务。

2．教师考核评价制度(方案)。

3．适龄人口入学情况统计表，残儿少入学情况统计表。

4．留守学生花名册，关爱留守儿童的有关制度、措施等材料。

5．学校确保适龄儿童按时入学、学籍管理、控辍保学相关规定、措施的资料。

二、领导班子

1．校长听、评课记录，校本教研情况，作报告讲座等资料。

2．领导班子建设情况，成员个人校长听、评课记录，校本教研情况，作报告讲座等资料。

3．备课组工作资料。

三、教师队伍

1．师资水平统计表，教职工、专任教师花名册，教师分工情况登记表。

2．电教设备施用情况登记表。

3．校本资源库建设情况。

4．师德建设有关记载、制度。

5．班主任工作评价制度和奖惩制度。

6．教师按时参加各类培训情况，教师培训经费落实情况资料。

7．教师业务档、继续教育档。

8．青年教师、骨干教师培训制度、培训计划及实施情况的档案。

四、规范办学

1．学校各类组织机构及分工情况表，各类会议记录、校务日志、班务日志。

2．学校教代会、工会活动情况的有关材料、档案。

3．校长听课及论文发表资料。

4．制订有学校章程，有学校规章制度汇编（行政管理、教学管理、教职工队伍管理、学生管理、资产管理、后勤管理、安全管理、档案管理等学校内部管理制度）。

5．各类安全制度、各类安全预案及定期演练等资料。

6．设施、设备管理制度。

7．学生学籍管理制度及学生信息表。

8．教学安排、教学检查等资料。

9．地方课程、学校课程落实等资料。

10．学校常规教学管理相关文件、通报、资料。

11．科学实验课、综合实践课所开成的实验报告等资料。

12．减轻学生课业负担等资料。

13．家长会、家长学校、家长委员会活动情况的相关资料、档案。

14．德育工作领导小组及分工，德育工作计划，德育活动有关资料。

15．学生成长记录袋，学生德行，学生素质教育报告册资料及档案。

16．德育宣教阵地（广播室、阅览室、板报）等资料。

17．班队活动、学生干部培养、学生评优、学生进步表彰奖励、国旗下讲话稿等记载、文件、档案。

18．法制教育开展情况的档案资料。

19．举办“两节两会”（艺术节、科技节）资料。

20．实施阳光体育运动有关资料，“两课两操”活动落实等有关资料。

21．体质检测和健康教育、心理健康教育、卫生讲座、传染病防治等有关表册、资料。

22．各种兴趣小组活动情况的资料档案。

23．劳动教育工作计划、实施方案及实施情况的资料档案。

五、教育科研

1．学校教研机构、规划及制度建设等资料。

2．教研活动开展情况，课题研究、实施、进展、成果推广，及活动记载档案。

六、高效课堂

1．高效课堂实施方案

2．课堂氛围

3．课堂评价标准及听课记录

4．学生作业完成情况资料

5．班级课堂管理模式和班级特长学生数量

七、教育经费

1．学校公用经费、建设经费及寄宿生生活补助拨款及发放情况的资料。

2．教职工养老、医疗等社会保险的住房公积金办理的相关资料。

3．学校校务公开情况的资料。

4．经费管理制度。

5．教师培训经费。

6．教育财务档。

八、办学条件

1．校园总体规划并附规划图。

2．办学条件情况统计表。

3．校舍改造、设备添置的相关资料。

九、校园安全

1．管理机构。

2．管理制度和应急预案。

3．安保措施、消防设施、安全视频网络、交通安全、用水用电安全、安全通道、楼梯护栏等。

4．安全教育工作开展情况。

5．周边环境。

十、教育质量

1．学困生转化情况的资料档案。

2．科普知识宣传材料，学生“三小”（小发明、小制作、小创造）活动开展及获奖情况的资料档案。

3．学生体质健康测试记录表。

4．音乐、美术成绩考核统计表，学生作品获县级以上奖励资料。

档案室调查报告篇二

档案管理是一项很重要的基础管理工作，是一个企业的窗口。档案在企业的生产经营中发挥着愈来愈重要的作用。但是，档案管理在一般企业管理中还是没能引起足够的重视。杭州ｘｘｘ朝日（股份）有限公司（以下简称ｘｘｘ公司）档案管理情况如何？是否足够重视？存在什么问题？我们带着这些疑问，从管理咨询的角度对ｘｘｘ公司的档案管理情况进行了一次问卷调查，结果如何呢？

意识较强，知识欠缺，重视不够

本次调查对象为ｘｘｘ公司全体员工，但考虑到人数较多，对广大基层工人采取了抽样调查，其它部门，尤其是后勤管理部门采取了全员调查（不包括出差人员），基本上涉及了公司所有部门。我们统计的调查问卷共238份，有效问卷235份。其中，高层人员3人，占1%；中层20人，占9%；基层212人，占88%。硕士及以上学历的只有1人，大专以上的114人，约占49%；其余120人为大专以下，占51%。在有些问题的回答上，有的人并没有选择，造成了每题答题人数的不一致，这并不影响调查的有效性。

纵观调查结果，让我们惊喜的是ｘｘｘ公司员工整体素质较高，档案意识还是比较强的。当问及“您认为档案有多大用处？”时，有68.1%人认为作用很大，27%的人认为一般，只有4.9%的人认为没什么用处。调查显示，64.9%的人认为档案工作是全体员工的事情，而认为是档案员和公司领导的分别占29.2%、5.9%。48.5%的人认为档案工作有点难，44.1%的人认为一般，7.4%的人认为很轻松。在谈及档案的作用时，认为最重要的，参考作用、凭证作用、为决策服务分别占37.5%、33.5%和29%。认为档案能否创造效益，有77.9%的人认为能，9%的人表示否定，13.1%的人表示不清楚。对于档案工作是一个什么样的概念，3.9%的人认为档案无非是把资料装订起来保存，33.6%识，是一门学问，4。4%的人认为是一种管理活动，认为既是一门学问又是一种管理活动的还是占了大多数，占58.1%。从数据显示看，员工的档案意识普遍较高，对档案的概念、价值、作用及工作性质，认识还是比较正确的，因而他们对档案工作的态度也是积极肯定的，对档案要求进行严格管理，实现档案管理规范化、现代化和标准化的人占77.4%，认为只要用到时能找到就行的人只占18.5%，而抱无所谓态度的人仅占4.1%。

虽然大部分员工的档案意识比较强，但是从调查反映出的结果看，员工对档案知识的了解却是十分匮乏。曾经接触过《档案法》的只有6.9%，80.8%的人没学过，12.3%的人甚至认为国家根本就没有颁布过《档案法》。可见《档案法》的宣传力度十分缺乏，这也是部分员工档案意识不高的原因之所在。员工自认为十分了解档案的占3.6%，一般了解的占68.9%，不了解的也占27.5%。为此我们特意对员工的档案基础知识进行了考查，要求在“文件、奖杯、图纸和磁盘”中选出一样不属于档案的是哪项，结果认为全部都是档案的人只有35.2%,正确率比较低。

公司对档案到底有多重视呢？在员工眼里，只有30%的人认为很重视，而61.4%的人却认为一般，8.6%的人认为不重视。可见，公司对档案的重视程度还有待提高。

档案管理是强，还是是弱？

据我们所知，ｘｘｘ公司建有综合档案室，配有专职档案员，各项规章制度比较系统完备，该成立的档案组织机构都已成立。但档案管理水平到底如何呢？经我们公司和杭州市档案局检查，在档案整理上存在着杂乱的情况，许多资料堆放在档案室内，还没有整理。档案管理作为企业一个独立的管理系统，它的运作情况怎样呢？经调查，大家对档案的管理制度还是不太了解，这种人占58.1%，不了解的也占了26.9%，只有15%的人认为自己了解。认为对本部门的档案收集范围不太了解的人有59.3%，不了解的有19.1%，而了解的只有21.6%。对于档案管理制度执行，认为很好的占15.4%，一般的占78.6%，认为几乎没执行的占6%。

在档案管理的实践中，我们的经验是：档案的收集工作是最基础和关键的一环，也是档案管理工作的难点。但在职工眼中，档案的收集与整理的重要程度似乎差不多，两者所占的比例分别是33%和38.3%。我们基本表示赞同。通过调查，我们了解到员工对于收集工作的态度还是比较支持。当问到自己在处理完毕一个文件后，该怎么办时，认为会主动交给档案部门的占了66.4%，而希望自己保管的占29.8%，无所谓放哪儿的占3.8%。认为做好档案收集工作主要制度保证的也占了大多数，占64.5%，认为靠档案员收集的占15.3%，认为靠领导重视、督促的占20.2%。至于档案收集工作为何如此困难,员工的分析是：平时没有档案收集的意识，忘了的可能性最大，持这种观点的人占38.7%。认为不知道要收集什么是收集难的原因的人占28.4%。而认为工作态度的原因的，如“这是档案员的事，与我无关”的占18.5%。认为责任心的问题的，如“档案是公司的，又不是自己的，管它呢”的占14.4%。

其实，员工对档案管理工作的态度是积极的、支持的。在问到“您认为档案统一管理有必要吗？”，回答“很有必要”的占83.4%。“您觉得对员工进行档案培训有必要吗？”，回答“十分必要”的占62.8%。“您认为档案人员有没有必要参加公司的重大活动？”，回答“有必要”的占72.8%。对档案员的收集工作持支持、配合态度的占74.4%。

不过，员工对查档案效率的问题，大部分认为一般，约占68.5%，认为很快的只占19.5%，认为很慢的也有12%。

在档案的利用问题上，我们得到的信息是：不够理想！经常到档案室查档案的只有16.1%，较少的占42.1%，几乎不去的占41.8%。而档案室经常查不到的情况还好，只占4.5%，有时查不到的情况较多，占57.5%。

另外，员工也对公司目前的档案工作提出了许多问题，如：“档案不够齐全，有时查不到工作所需的安装、改建图纸、资料，影响了工作效率。”“

一、人员不足；

二、没用的档案资料很多，档案管理人员不清楚是否有用。”“管理手段较落后，电脑使用程度较低。”“现在本公司有的档案管理还只是初步的，还不是很系统，制度也不够严格。”“档案管理制度不明确，需重新修订，并认真有效地执行。”

加强管理是普遍呼声

从我们的调查情况看，员工对加强档案管理的呼声普遍比较高。当我们问及目前公司的档案管理水平与公司发展是否相适应时，只有36.8%的人认为“适应”，而认为“不太适应”、“不适应”的人占了63.2%。对公司在档案的投入方面，认为“不太多”和“很少”的人占了85.3%。当问及公司现在的档案工作有没有必要提高时，有83.1%的人持肯定和支持态度。当问及档案工作有没有必要加强时，有82.1%人认为“需要”。大家对于把档案工作纳入考核的态度也是比较赞同，占了61.2%，仅有6.5%的人反对，32.3%的人抱无所谓态度。所以，争取员工对档案管理工作的支持和理解是十分必要的，尤其是那部分持无所谓态度的人还是比较多，要做好这部分人的思想工作。

建议和对策

员工对公司档案管理工作还是比较关注的，许多员工都提出了自己的观点、意见和建议，典型的几条摘录如下：

-----外文图纸及文字说明要配中文释文；

-----加强对借出档案的管理；

-----建立计算机查询系统，像图书馆查阅图书、资料那样，输入关键词，就可显示出你要查找的资料档案；

-----1）、提高公司员工的档案工作的认识，以制度化来保证档案的收集、整理和保管工作；

2）、集中一段时间，对现有档案工作进行一次认真地清理、整顿工作；

3）、档案工作的目的是为了企业的经济工作服务，为此希望通过清理、整顿后，把企业的档案工作做得更出色；

-----公司档案是企业发展的生命线，能否保管好企业各阶段的档案，与企业发展息息相关。管理好公司的档案需有

一定的文化素质及专业知识。档案能为公司提供技术、生产服务，提高经济效益。加强档案管理，严格按照制

度执行；

-----建立一套档案管理程序，由计算机直接操作，只要打开

电脑，就能一目了然了解档案资料；

-----多进行《档案法》及档案管理的培训，使全体员工具备

档案知识，制定完善的制度并严格执行；

-----档案管理的重要性没有体现，许多员工要查资料首先想

到的不是档案室。建议档案管理透明化一点，使员工认

识档案的内容，以便工作能利用；

-----我认为公司的基层人员对档案要归档的意识淡薄，这部分的工作还有待加强；

-----加大投入，加强管理，提高业务水平，为公司和员工服务；

-----1）、加强宣传、教育，提高全员的档案管理意识，增强部门和管理员的自觉性，尤其是中层级；

2）、从制度上保证，强制性规范归档内容和要求、时间。尤其是在次年一季度是重点时期，一年的材料必须归档，再由管理员整理、分类、归档。如经常查阅的可以复制一份备用；

3）、加强档案管理员的责任心和提高工作水平、服务意识，主动协调、沟通和收集，深入基层部门。

针对ｘｘｘ公司档案管理上存在的问题，综合各方面的意

见和建议，我们提出以下主张：

一、对公司原有档案管理制度进行一次修订，增强操作性、系统性。

二、对原有的档案管理组织机构成员进行调整，以适应目前的组织结构和业务流程。

三、对原有档案进行重新规范整理，实现标准化管理。

四、加强计算机现代化管理，对由原来的档案管理软件进行升级，建议采用网络版。并逐步实现档案数字化。

五、把档案管理纳入考核范围，尤其是各部门负责人、档案管理机构组成人员及专职档案员，要与他们的工资、奖金挂钩。

六、加强档案管理措施，特别是收集工作，对拒不交出档案的人员以及提供不出基本资料的人员给予处罚。对到外开会或采购所带来的或形成的资料，应及时交档案室归档，报销单凭档案室盖章，方能到财务部门报销有关费用。

七、对档案管理组织机构人员进行系统的档案培训，并组织考试，凡不及格者，应进行一定的处罚。有必要时，可以组织档案知识竞赛。

八、档案网络小组要每季召开一次会议，讨论公司档案管理问题，并协商解决。

九、档案工作年初要有计划，年末要有总结。

十、加强对档案库房建设，规划新建档案室，档案装具使用密集架。

十一、档案整理工作每年可以交给专业档案公司完成，不仅可以使档案工作有一个延续性，又能保持更规范的水平，同时可以大大降低成本。

十二、加强档案的信息开发及统计工作，为领导决策提供资料。

档案室调查报告篇三

新农村档案管理情况调查报告

接到省局《关于对社会主义新农村档案管理情况的调查》（#档发电<2008>6号）通知后,我局立即组织市、县（区）档案人员，对所辖范围内新农村档案的管理情况，采取交通沿线村与边远山区村相结合，经济发达村与经济比较落后村相结合，档案管理示范村与档案管理较差村相结合的办法。抽组16人，深入到365个行政村，进行了现场查看、询问和召开座谈会等形式，开展了广泛深入的调查。现将调查情况报告予后。

一、目前新农村档案发展的基本现状

我市辖6县1区，102个乡镇，1522个行政村。已建档1496个村,占总数的98.3%，未建档的26个村，占总数的1.7%。从建档的标准看，标准比较高的档案室262个，中间水平的1234个，较差的26个。从档案的主要内容看，有土地承包、林产林权、财务管理，计划生育、户籍管理、民政优抚、“两勉一补”、农村低保、医保、村委会记录、照片、奖牌以及锦旗等档案，总计22.1万卷（件、册、盒）,是一批真正反映“三农”问题的宝贵财富，是直接记录人民群众生活、生产、农业产品和农业科研的重要记录，也是最直接为老百姓利用的重要服务载体。

它始建于建国初,是伴随着社会主义制度诞生而产生的一级村级档案室。它创建于合作化时期，停顿于“文革”期间，恢复整顿于改革开放初期，全面抓建于上世纪90年代至21世纪初，重点提高于“十一五”期间，走过了漫长曲折的57年历程，积聚了一批庞大丰富的档案群体，初步形成了有领导、有人员、有装具、有管理的档案管理雏形。它的发展状大经历了五个阶段：第一阶段是1949年--1995年。这46年是农村档案自行发展的阶段。第二阶段是1995年--1996年。这两年是农村普遍开展摸底调查，初步提出新农村建档设想的阶段。第三阶段是1997年--1999年。这三年是农村抓点示范，普遍推广，促进发展的起步阶段。第四阶段是2000年--2004年。这五年是实施整村推进，全面抓建，推动农村档案全面发展的阶段。第五阶段是2005年至2008年。这四年是实施面上抓巩固，点上抓提高，农村档案管理全面提升的一个重要阶段。通过五个阶段的工作，摸清了农村档案的现状，理清了农村档案工作的发展思路，提出了发展的规划，破解了发展中的难题，有力地促进了农村档案工作的全面发展。在我市农村出现了四种发展类型：第一类是培育了一批新农村典型示范档案室。这类档案室是“十一五”期间采取“三帮”（帮助整理、帮助装具、帮助制定管理）措施，重点抓建培育的一批示范档案室，它普遍达到了“五有”（有独立档案室、有铁质档案柜、有管理制度、有分管领导、有管理人员）、“四全”（档案收集齐全、存放安全、检索工具齐全、设备齐全）的标准。档案的分类科学，期限划分准确，案卷整洁，排列整齐，微机管理，防火、防盗、防水、防尘、防鼠等设备配套完备，管理的档案都在600卷以上。达到这一标准的示范性档案室全市有262个村。如崆峒区柳湖村、泾滩村、静宁县小山村、华亭县神峪村、泾川县的康家村等一批档案室，都建立起了约30平方米的档案室，而且档案室均三室（档案室、查阅室、利用室）分开，管理的档案都在600卷以上，而文书、财务、产权登记，户籍、计生工作、“两勉一补”的档案收集齐全，特别是柳湖村管理的900多卷档案，自1950年至今未断档，档案管理的特别规范。这些村大部分经济条件都比较好，交通方便，也便于档案部门派员指导。第二类是抓建了一批合格新农村档案室。这部分档案室全市有1496个村，一般都是上世纪90年代中后期至21世纪初，根据国家档案局、农业部联合制定下发的《关于做好农村档案工作的通知》精神，在农村普遍推行村级建档达标规范化管理，集中抓建的一批合格档案室。这些档案室总体处于“四有四不高”的现象，即有档案室却标准不高，有档案装具却规格不高，有档案存放却质量不高，有制度上墙却制作不精良，档案管理处于一般化状态。没有独立的档案室，档案室都在村部设立，柜子不统一，有铁质的、有木质的，档案室大部分是土木结构修建的。档案的收集不完整，档案的整理、装订时好时坏，不太一致。一些防火、防水、防尘、防光、防鼠的措施不齐全，管理的档案都在300卷左右。如庄浪县的李庄村、灵台县的水泉村、泾川县的#沟村等档案室，尽管都修建了档案室，也存放着档案，但管理方面的一些措施不够到位，利用率不高，档案的管理制度都很不健全。这些村大部分经济条件一般化，交通也不是十确分便利，距县城都在30公里左右，人均收入1500元，经济条件都处于中间状态。第三类是较差的新农村档案室。这部分村全市有26个，档案大部分是“家庭式”管理，基本上处于“三少三断”的情况，即有形成的档案，但在档案室存放的很少，档案年代断接；有固定档案室的很少，档案随人员更替分断管理；有检索工具的很

少，续号断编。档案管理随着档案人员在流动。档案人员更替档案却不移交，甚至有的随着档案人员的更换档案随之流失，这类档案室管理的档案都在100卷左右，有个别村至今无档案。如庄浪县水洛镇李碾村，解放至今未存一卷档案，都随着人员的变动，档案自行销毁。大多数村管理的档案是“袋袋型”、“捆捆型”档案，既没有科学分类，也没有期限划分，以捆绑代替

组卷装订。这类村大多数属于偏僻山区，交通不便，经济落后，档案人员的文化程度偏低，如庄浪县上洼村、泾川县下梁村、灵台县清山村等少数村，一般距县城50-60公里，非常闭塞，形成的档案很少。第四类是在新农村中产生了一批新档案。主要有五个方面，一是土地流转承包过程中产生的合同资料。二是农村合作医疗工作中产生的农合会工作会议资料、与重点医疗机构签订的目标管理责任书、农会工作现场督查纪录、新农合政策宣传资料、参加农合农民花名册。三是在新农村建设中产生的实施方案、村庄建设规划、人畜饮水、林果基地、绿化造林，沼气池建设。四是林权改革产生的荒山荒沟承包合同。五是农村劳动力转移方面产生的劳务输出统计表，劳务培训花名册等一批新档案。

二、目前农村档案存在的主要问题

1、对农村档案缺乏应有的重视和支持。农村档案工作中存在的问题比较多，主要是农业部门不抓,主管部门不管。作为乡镇一级主管部门对农村档案从不提及、不要求、不督促、放任自流。作为档案部门力量不足，加之村级档案不进馆，在指导上也有轻视思想。致使农村档案发展50多年来，起步维艰，进展缓慢，工作难度较大。

2、农村档案发展不够平衡。平凉1.1万平方公里，农村占地面积0.9万平方公里，其分布着1522个行政村。它们各自的经济条件、自然条件、交通条件和人们的文化程度都相比差距较大，致使农村档案千差万别。一些比较偏远、经济困难的村，领导不够重视，档案的管理设施比较差；有些村的档案随着文书人员的流动，没有集中管理，档案的管理条件很差；有的村档案收集不全，断代断号，残缺不全，甚至有的捆绑乱堆，造成农村档案管理不规范、不统一。

3、农村档案管理缺乏经费保障。村级档案室数量大，分布范围广，相距较远。多年来，农业部门和主管部门在经费上不投入，主要靠村委会自筹资金解决设备，修建档案室，档案部门又无经费帮助。这样造成经济条件差的村也无法改变现有条件，只能靠“家庭式”存放管理。这是农村档案发展缓慢的主要原因。

4、农村档案人员业务不熟。农村档案人员更替频繁，文化素质低，长期存在着培训工作跟不上的问题，加之国家近几年对文件整理归档变动快，造成业务生疏，管理工作跟不上。

三、今后应加强农村档案工作的意见

农村档案资料是覆盖农村所有被档案记载过的人，也是建立方便所有农村人民群众想利用的重要档案体系。它是加强农业农村建设的重要智力支助，是保证农民政治、经济、生活权力的重要证据，也是村务、政务公开的主要场所。今后加强农村档案工作，应从三个方面着手：

1、应从政策上给予有力支持。国家和省档案部门要与农业部门一起制定下发新农村建档的具体政策规定，把农村档案纳入新农村建设规划的总体布局，把农村档案室和文化室提到相同的位置，明确新农村档案工作是乡镇工作的一项重要职责建立抓农村档案工作的新机制，列为工作目标的考核体系，经常督查、考核、加大管理。

2、应从经费上给予保障。新农村建档应从新农村建设的专项经费中解决。农业部门具体提出实施的计划，明确修建农村档案室、配备装具、防护措施的具体规定和经费开支专项办法，这才是解决农村档案工作的根本保证。

3、应从管理上规定硬指标。加强农村档案管理工作，必须规定具体的标准要求。如档案室建设的标准，档案装具的标准，档案设施配备的标准，档案整理的标准，档案管理的标准。这才是促进农村档案规范化、标准化管理的有效办法。

4、应加大新农村档案人员的培训力度。农村档案人员文化程度普遍低，了解档案业务知识的甚少，操作技术不高。要制定具体的培训计划和时间要求，对村级档案人员进行一次全面培训，从根本上提高村级建档人员的业务水平，这是保证村级建档的首要条件。

档案室调查报告篇四

陕西盛世通达置业发展有限公司

建设工程档案管理制度

一、管理责任部门及相关人员职责............................2

二、档案分类及归档范围、要求..............................3

三、档案移交、整理、编号..................................8

四、档案的利用............................................9

五、档案的保管...........................................11

六、档案的销毁...........................................12

七、档案保密制度.........................................13

陕西盛世通达置业发展有限公司

一、管理责任部门及相关人员职责

（一）、人事行政部人事行政专员统一集中管理档案并直接向人事行政部经理负责。

（二）、总经理负责审批《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》。

（三）、人事行政部经理负责审核《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》、《档案借阅审批表》、《档案查阅审批单》、《档案复制审批单》，以及对档案意外损毁事件进行调查并提出报告。

（五）、其他部门经理负责审核本部门《档案借阅审批表》、《档案复制审批单》、《档案查阅审批单》和明确相关人员负责收集保管本部门的档案资料，对部门资料的完整性负责。

（六）、人事行政专员负责：

1、制度的推进与执行；各部门档案管理体系的建立、优化与督察；

2、督促档案资料的移交；

3、档案的收集、接收、鉴定、分类、装订、编号、编目、保管、销毁、编研等；

4、档案的提供利用、登记；

5、档案室设备、设施的保管维护；

6、负责档案管理软件系统的使用推广、原始数据录入、维护。

（七）、各部门资料员/兼职资料员

1、制度在部门的执行；

2、按公司要求建立本部门的资料管理系统并运作；

3、负责收集整理本部门形成的本制度归档范围内的文件，正规保管及利用，按期移交档案室；

4、推进本部门对档案管理软件系统的利用；

陕西盛世通达置业发展有限公司

（八）、档案管理工作作为人事行政专员、部门资料员、部门兼职资料员每月工作计划评价的考核内容之一。

二、档案分类及归档范围、要求

1、文书档案 1.1归档范围： 1.1.1、集团资料

（1）各类营业证照（营业执照、组织机构代码证、开发资质证书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等（2）公司章程

（3）集团公司或股东方发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文 1.1.2、红头文件

公司下发和上报的各类正式行文 1.1.3、外来文件

各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件 1.1.4、会议资料

（1）会议纪要利用明源流程存档（2）专题会会议讲义 1.1.5、法律文件

（1）合同、协议审核；（2）诉讼材料

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1.1.6、物资采购合同 1.1.7、车辆资料

公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、维修记录、事故资料 1.2归档要求：

1.2.1、集团证照资料：由人事行政专员关注各类营业证照更新时间，在证照更新后1周内提出档案复制申请，取得复印件存入档案室，并统一加盖“仅限 用”字样。

1.2.2、行政文件：红头文件、法律文件于每月第一周移交；外来文件、车辆资料由行政专员处理完成后3日内直接移交。

1.2.3、客服中心资料：法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。

1.2.4、销售支持部门资料：销售过程中产生盖有销售公司公章的承诺函或证明、销售政策文件由销控专员于产生后3日内移交档案室；客户资料、销售合同由销支助理在分户产权证办理完成后1个月内以楼栋为单位移交档案室。

2、人事档案

2.1、归档范围

2.1.1劳动合同、聘用协议；

2.1.2一般员工调动、任免、离职、降职文件；

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2.1.3职称评定材料； 2.1.4面试表；

2.1.5劳务合同纠纷及处理材料； 2.1.6员工培训计划、总结、方案 2.2、归档要求

2.2.1员工个人档案由人事专员保存于部门档案柜； 2.2.2绩效管理资料由人事专员于每年2月份移交档案室； 2.2.3薪酬资料由人事行政部负责人保管。

3、科技档案

3.1、归档范围（附件：详细列表），集中于工程管理部、成本管理部： 3.1.1勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同（协议）。3.1.2预算、结算文件： 3.1.3项目核准（立项）阶段 3.1.4方案审查阶段 3.1.5初设审查阶段 3.1.6施工许可证阶段 3.1.7预售阶段

3.1.8竣工验收备案登记阶段 3.1.9产权证办理阶段

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3.2、归档要求

3.2.1政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交档案室；销支取得派出所出具的门牌号文件后3日内移交人事行政专员。

3.2.2工程部档案按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在阶段工作完成之日起七日内移交人事行政专员。

3.2.3施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图（变更图纸）上加盖“变更确认”章。

3.2.4招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交人事行政专员，人事行政专员存入档案室一份，在另一份资料上加盖“财务部存档”字样后移交财务部。

4、会计档案

4.1、归档范围

4.1.1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证； 4.1.2、会计账簿类：

（1）总账；（2）现金日记账，（3）银行存款账、银行明细账；（4）辅助账簿； 4.1.3财务报告类：

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（1）决算报表（经会计师事务所审计后）；（2）月度、季度财务报表；（3）不定期重要一次性报表；（4）审计报告；（5）验资报告；（6）资产评估报告。4.1.4其他类：

（1）会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册；（2）银行存款余额调节表、银行对账单； 4.2、归档要求

4.2.1会计凭证、账簿由财务部负责人指定人员保存于部门档案柜，财务部相关人员应于次月前5个工作日内完成当月会计凭证、会计报表、会计帐簿的整理和装订工作。；

4.2.2财务报告类、其他类会计档案由财务部负责人指定人员于资料产生后3日内移交档案室。

5、实物档案

5.1、归档范围： 5.1.1、照片、音像类

（1）反映公司工程建设、经营管理等主要职能活动以及重要的工作成果。

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（2）党和国家领导人及著名人物参加与集团公司有关的重大公务活动。

（3）公司组织或参与的重大外事活动。（4）记录公司重大事件。

（5）与其他档案有密切联系(如表彰、总结大会)。（6）其他具有保存价值。

5.1.2、公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等

5.1.3、上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等

5.1.4、公司社会交往中获赠的重要纪念品、公司组织的各种重大活动中形成的纪念品、其它有保存价值的实物

5.2、归档要求：

5.2.1、底片、冲洗的照片、说明一同整理和存放；数码影像统一存入人事行政专员电脑专用文件夹。

5.2.2、其他实物档案由各部门资料员或兼职资料员负责移交人事行政专员。

三、档案移交、整理、编号

1、移交

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1.1、人事行政专员留存盖章档案后，在明源上归档，并在相应类别的《档案归档登记表》中登记，由移交人确认签字。

1.2、各责任人按期移交档案时在人事专员处相应类别的《档案归档登记表》中登记，并确认签字。

1.3、各部门培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在相关费用报销时，必须将有归档价值的文件资料向人事行政专员办理交接手续，双方签字认可后财务部才给予核报。

2、整理

人事行政专员：鉴定分类→扫描成电子文件→录入卷内目录→录入软件系统→印临时档号→装订→对号装盒→入档案柜

3、编号

全宗号——保管期限—件号

四、档案的利用

1、查阅

1.1、查阅的授权范围

（1）总经理、人事行政部负责人有权查阅全部范围档案。（2）部门经理有权查阅本部门产生的所有档案。（3）普通员工有权查阅本部门职责范围内的档案。（4）跨部门档案查阅需由主管领导批准。

（5）由总经理亲自密封的绝密档案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授权，均无权查阅该档案。

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1.2、档案查阅程序要求

（1）权限内的档案查阅，由查阅人直接在档案室进行纸质查阅。（2）权限外的档案查阅，由人事行政专员收到查阅者完成审批的“档案查阅审批”流程后，引领查阅者在档案室查阅相关资料，阅后即时归还。

2、借阅

2.1、借阅程序要求

（1）员工凭经审批的《档案借阅审批表》外借档案原件资料；（2）人事行政专员收到借阅者完成审批的“档案借阅审批”流程后，找出档案原件资料，要求借阅者在《档案借阅登记表》上签字，备查。2.2、档案的归还

（1）借出的档案原件，人事行政专员应定期进行整理和跟踪，督促各使用人及时归还，归还时在《档案借阅登记表》上签字确认。

（2）档案使用人归还档案时要保证档案的完整性和本来面目且不应无故扣押档案。2.3、其他规定

会计档案原则上不借出。

3、档案复制

申请复制档案者完成审批流程后，由人事行政专员调取档案原件进行复制提供给查阅者，且在档案复印件上加盖“本复印件仅限于 用”字样的印章。

所有属归档范围的资料移交档案室或移交部门资料员后均不得由当事人自行复印，必须按程序办理。

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五、档案的保管

1、档案的保管期限

人事行政专员根据文件材料的价值，确定其保管期限，分别划分为永久保存、长期保存两类。

保管期限明细参见附件。

2、专项档案的保管规定

2.1、公司各部门档案（含会计档案）：应指定专人保管，整理立卷，装订成册，存放在专门的档案柜内。人事行政部每月对各部门自行保管的档案资料进行检查。

2.3、电子版档案的传递和保存

（1）原则上除电子设备档案和财务凭证、报表、帐簿档案外其他档案必须同时保存电子版档案。

（2）人事行政专员制作电子版档案的目录，使其与纸质档案的顺序一一对应，并整和在档案管理软件系统上便于调用。

（3）每年7月份将上年电子版档案刻制成光盘，一式两份。定期检查、杀菌杀毒。

3、档案的正式装盒、造册、录入软件系统

3.1、装订要求：参照陕西省西安市档案管理装订的统一标准进行。3.2、装盒、调整软件系统时间：人事行政专员于每年三月进行上年档案的正式装盒造册及系统调整工作。

4、档案的存放

档案建目后应存放在专用档案盒内，盒脊和面上应清晰、牢固标明类别、档号、日期。每一档案盒内应有卷内目录（分目录）及备考表。

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装盒档案应存放在专用的档案柜内，按照、类别的次序自左向右，自上而下地排列。

5、档案室环境

档案室内应放置灭火器（干粉或1211），人事行政专员要了解其性能并能熟练使用。档案柜架应经常放置防虫药（卫生球、樟脑精、香叶醇），以防档案损坏。

人事行政专员负责对档案室的环境卫生和防火、防潮、防虫等情况进行检查，使环境符合档案保管的要求。

6、档案意外损毁的处理

档案丢失或发生意外损毁时，人事行政专员应立即将事件情况填写《文件丢失损毁报告表》，报人事行政部经理审核，总经理审批。

档案丢失、或损毁无法进行修补、复原，人事行政专员或借用人应请有关部门协助设法重新补制。在进行补救工作的同时，人事行政部经理应组织对事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。

六、档案的销毁

1、目的：判定档案价值、定期对失去保存价值的档案销毁。

2、程序及要求

2.1、人事行政专员要定期鉴别档案价值，识别出失去保存价值及保管期届满的档案，并填写《档案销毁登记表》，交人事行政部经理及行政财务总监审核，经总经理审批同意后予以销毁。

2.2、正式销毁前人事行政专员应再次进行核对；销毁时应有人事行政专员和监销人同时在场；销毁后人事行政专员在销毁登记表上签字确认。2.3、档案销毁情况应录入档案管理软件系统。

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3、会计档案的销毁

3.1、会计档案的销毁应由档案室会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。3.2、总经理在会计档案销毁清册上签署意见。

3.3、销毁会计档案时，应当由档案室和财务部共同派人员监销。3.4、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告财务负责人。

3.5、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

七、档案保密制度

1、严禁将密级文件、资料带回家或带到公共场所，严禁在公共场所谈论秘密事项，严禁在私人通信、通话中泄露秘密内容；

2、打印密级文件的草稿、校对稿在文件制成后均应销毁，各部门掌握的文件、资料由人事行政部定期回收和销毁；

3、严禁打听和记录与自己工作无关的秘密，严禁向他人传播自己知晓的秘密内容；

4、严禁任何人利用工作之便或职务之便，将公司的客户和业务自行经办或处理；

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5、严禁任何人利用工作之便或职务之便将所掌握的业务秘密转交给其它单位从事与本司业务相关的工作；

6、严禁与工作无关的人进入总经理办公室、档案室、财务部资料室、工程部资料室等办公重地；

7、公司领导或与公司利益密切相关的人员出差的任务、去向，知情者不得向他人泄露；

8、对模范执行本规定者，公司给予表彰奖励；对失密、泄露者，视其情节、后果轻重公司将给予行政、经济处罚；对因失密、泄密触犯国家法律者，将报送司法机关对其依法处理。本办法自颁布之日起执行。

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2013年6月