最新物资采购入库验收管理制度(五篇)

物资采购入库验收管理制度篇三

物资采购及验收管理制度

一、申购制度

1、要采买物资首先要填写申购单，并经过申购批准，没有经过申购批准的物资一律不得采买，违规采买，财务将给于不报销处理。

2、物资申购单由申购人填写，经科主任复核，仓库核量，主管院长审核，院长批准后交由采购人员采购。

3、申购单一式三联，所有字签完以后，申购科室自己留存一联作为科室留底，交仓库一联作为收（入）库核对用，交财务一联作为财务核对付款用。

二、采购制度及流程

1、各科室、部门所需物资应在每月28日前做好下月计划，交仓库保管整理，仓库根据现有库存情况在确需补充时于每月3日前提出采购计划交办公室负责办理。

2、办公室应根据仓库上报的计划在当日及时汇编上报，由会计核对、院长审核、总裁审批批准后方可进行采购。

3、采购专业性物资，应当由采购员与业务科室共同采购。物资购来后，必须由仓库及具体使用科室验收后才准入库。

4、增添新的设备及物资，各科室必须提出书面申请，经院领导批准后，方可递交采购员。为防止盲目采购和工作漏洞，采购员在进行市场调查后，须制填价格比对表交院领导审核确定后方可采购。

5、采购医疗器械及中西药品时必须向供货方索取相关资质、资料、证件等相关合格证和许可证。

6、因抢救等特殊情况的零星采购，应采取先请示后采购、急事急办的原则，从速采购，保证急需。

7、为了防止工作中的漏洞，采购员必须专职人员，不可一人多

兼，仓库人员不可兼采购员职务。

8、严禁无计划无单据采购，违者追究经济责任。具体采购流程：

1、每月28日前各科室做好下月计划，交仓库保管整理。

2、每月3日前，仓库保管将全院的申购计划进行统计，填写《物品申购表》并打印交于办公室。

3、办公室将《物品申购表》交主管院长、院长、审批、签字。审批需1-2个工作日。

4、后勤部收到审批后的《物品申购表》，安排采购一周内采购到位。

5、采购员将医院所需的物品送至医院，由医院仓库保管员验收、入库、登记、上账。

三、验收制度及流程

1、凡购进一切公用物资需凭订货单、请购单或其它正规手续方能验收入库，经仓库办理入库验收手续后，方可记账、领用。

2、验收时必须有采购人员、库房人员、具体使用科室负责人三方在场共同验收，否则不得填写入库单。

3、入库单由仓库保管员填制，并由库管员、采购人员、验收人员、会计签字。一式三联，一联仓库保管登记台帐，一联采购保存，一联财务作帐并登明细帐。

4、验收新购物品时，新购物品不得与私人物品调换。

5、各科室未办请购、审批手续而擅自采购的物品，一律不得验收入库。

四、入库制度及流程

1、物资入库：保管员、采购员一起凭请购单与交货人交接手续，核对物资名称、规格、型号、数量；

2、入库物资与请购单不符、不成套、不齐全等，立即告知供货

商，供货商要采取相应的处理，不得拖延；

3、后勤会计凭后勤库房签字的送货单据上后勤库房账，无库房签字的送货单据财务应拒绝受理；

4、物资验收无误后，由库房填写《验收入库单》作为入库上账的依据，填写《验收入库单》（一式三份：一份给采购，一份给后勤保障科，一份会计留存）。做到账与账相符（后勤会计账与库房账相符），账与物相符（库房的账与实物相符）；

5、对于物资验收入库过程中的有关数量、质量、规格、品名等不相符的现象，保管员有权拒绝办理入库手续，并视其程度报告后勤保障科、财务科和主管领导处理；

6、对库存物资应做好防湿、防尘、防霉、防蛀、防火、防盗工作，对易碎和易坏品应格外小心存放，对危险品应单独存放；

7、同类物品应集中存放同一场所摆放时注意取拿方向一致。

8、厚重品臵于下方，轻薄品臵于上方，出库频率高的放于出口附近，各物品存放堆之间应留有足够的通道，方便搬运操作；

9、手续不全的提货领物品事项，保管员有权拒绝发放。

10、库房每月25-30日与财务会计一起对本月入库、出库、库存物品进行盘点。盘点表报一式三份（库房一份，后勤保障科一份，主管领导一份。）在月底盘点中注意有限期的物品，及时发放，减少浪费。

物资的出库领用制度

一、各科室领用的各种物资，要求库管员认真填写出库单。

二、出库单一式三联，会计记帐联、保管联，科室领用联。出库单上必须有保管员、领料人签名。会计、保管、科室各个物资明细帐都相符。

三、入库单、出库单应在每周一及月末25日由保管送交财务科，及时传递，及时核实，真实反映库存量。规定以旧换新的物品必需以旧换新，否则不给领取。

四、各科室每月月末应把本月领用的物资及耗用明细表报送财务科一份，经财务科核对后，对各科室进行考核。确保物资出库准确性，有利于考核各科室的成本核算。

医院物资下送制度

为了加强医院物资内部成员之间的沟通，便于及时掌握物料齐套备料情况，提高工作效率，保证物资配送整体工作有序、高效的进行，特制定本管理制度：

一、物资下送工作人员要严格遵守国家的相关法律，遵守医院的规章制度，不得违规下送物资。

二、下送物品要做到：数目清楚、质地完好，若有数量短缺、质量有损、既要当面分清责任，又要时候妥善处理。

三、物资下送工作人员到库房领取各种物资一律凭物证供应科签发的“出品申请单”。无“出库申请单”，一律不受理。

四、库房应坚持物资下送制度。

五、科室领用的物品质量、规格不合格者，可当天内到库房退换。

应急物质采购预案

医院后勤部门所储备的物质不足或断档的情况下，为确保全院各科需求和医疗安全安全，根据有关规定，制定本预案。

一、应急采购组织管理

医院确定机构和人员，切实加强对本单位物质供应配送及应急采购的组织管理，及时掌握动态变化，及时发现问题，解决问题，确保物质供应配送不断档。

二、应急采购适用范围

1、库存不足的物质，急用物质。2.临床使用特殊物质。3.应激状态下继续物质。

三、应急采购主体、原则、方式

应急采购实施主体。原则上办公室是应急采购实施主体。应急采购有关原则。出现应急采购需求后，各科必须遵循以下原则：所需物质类型、品种、数量。办公室接到通知应在第一时间内完成采购任务。

四、应急采购后期处臵

1、及时查找原因。办公室处理后应立即查找原因，客观分清责任主体原则上原因，进行整改。

2、整改措施及书面材料上报主管领导。

3、严格责任追究。对造成应急采购的责任主体及人员，予以严肃处理。

物资采购入库验收管理制度篇四

物资采购及出入库管理制度

说明：本制度主要适用于公司内部生产物资以及非生产物资的采购管理以及出入库管理。其目的是为了规范公司的物资采购，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强企业物资采购以及物资出入库的监督与管理。

相关管理制度：生产物料管理制度、办公用品管理规定等。制度中涉及到的附件内容，例如采购计划单、请购单、领料单、入库单、出库单等，详见物料采购管理或者项目采购管理中相关管理工具。

1、总则

1.1为了规范公司的物资采购，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强企业物资采购的监督管理，特制定本制度。

1.2本制度是公司物资采购管理的基本规范，适用于公司物资的采购以及出入库管理。

1.3采购部应当根据市场信息做到比质、比价采购，同时，在付款方式上，做到货到付款，或分期付款，减少采购风险。

2、采购部职责以及工作原则

2.1采购部岗位职责

（1）负责物资采购管理制度和内部各岗位职责的制定；（2）负责物资采购员、计划员及档案管理员的监督与管理；（3）负责物资采购计划的制定，采购合同的签订及保管；（4）负责物资采购的询价、议价、比质、比价；（5）负责本部门按时、保质、保量地完成所需各项物资的采购工作；

（6）负责管辖范围内的卫生、安全工作。

（7）负责做好各项档案的管理工作，如采购合同、各种审批文件及公司下发的各种文件；

（8）负责建立采购物资台帐、借款明细帐及公司应付帐款，定期与财务部对帐并协助实施物资盘点。

2.2物资采购原则

（1）未经审批的物资一律不得采购；（2）仓库内的库存物资应优先使用；

（3）建立合格供应商名录时，采购远近搭配的原则；（4）采购物资时，应尽量通过银行结算，减少现金结算；（5）在比价过程中，严格执行同类产品比质量，同样质量比价格，同样价格比服务的原则，择优确定采购单位；

（6）对于先试用的物资，必须由使用部门出具试验报告，并由审批后，方可采购。

（7）尽量避免当日使用，当日采购，一定要做到提前采购。

3、物资采购管理

3.1物资采购一般规定

3.1.1为节约采购成本，公司实行按月上报采购计划。采购部编制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目提报物资采购计划，避免物资积压损失。

3.1.2公司各部门要按程序报物资采购计划，在每月的日前向采购部报下月的采购计划，然后由采购部汇总后统一上交公司经理办公室。

3.1.3各部门提供的需采购物资的规格型号必须完整，如不完整所造成的损失由原材料清单提报人负责%的经济损失，所在部门承担%；同时，采购部有权拒绝采购型号不完整的物资。

3.1.4物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购，做到不错订、不漏订，及时准确地做好物资货源的落实工作。签订物资采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中要明确数量、规格型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运费承担、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其它需要明确的事项。一般情况下，按照公司标准合同文本签订合同，如有特殊情况，与公司律师顾问联系后，再签定合同。

3.1.5物资采购时，如使用单位出具的原材料出现短缺现象，采购部应征求使用单位意见，在使用单位同意，并签字确认后方可采购使用单位愿意接受的代用品，否则，出现后果由采购部负直接责任。

3.1.6采购部未能及时完成的采购任务，应及早报主管生产副总经理说明原因，拟定补救措施。

3.1.7《生产物资采购计划单》、《非生产物资采购计划单》一式联，各部门审核签批齐全后，必须交到每联上的指定部门，以便统计核对。

3.2物资请购

3.2.1生产物资的请购：由采购部采购人员针对需采购的物资，依公司存量管理基准、用料预算、参酌库存情况，进行市场摸价、货比三家后，如实逐项填写“生产物资采购计划单”，并按“计划单”下方所设会签部门依次审核签批后，将“计划单”分交给相关部门统计备查。具体流程如下：

部门采购员编制《生产物资采购计划单》 → 部门负责人 → 财务科 → 总经理 → 部门采购员 →交财务科和办公室统计→采购。

3.2.2非生产物资的领用及请购：非生产物资的领用由各部门依照本部门的实际需求，每月初预报，填写《非生产物资申领计划单》，经相关部门依次审核签批后，交由采购部门进行汇总采购后，凭审核签批手续齐全的《非生产物资申领计划单》向物资管理部门领用。非生产物资的申领与采购流程如下：

部门人员编制《非生产物资申领计划单》 → 部门负责人 → 财务科 → 总经理 → 办公室统计 → 采购部按汇总好的申领计划，编制《非生产物资采购计划单》→ 财务科 → 总经理 → 交办公室统计→采购。

3.2.3紧急请购：对于紧缺、急用物资，应至少提前2日、持相关部门及总经理核批后的“物资采购申请单”与采购人员取得联系，以便及时备货、保证使用。如遇总经理外出，由请购部门电话请示总经理同意后，如实逐项填写“物资采购计划单”，并在“备注栏”注明原因，方可采购，凡紧急请购的物资，必须在1-2天内补办审批手续。具体流程如下：

部门采购员编制《生产物资采购计划单》 → 部门负责人电话请示总经理同意后 → 部门采购员 → 1-2天内按“物资采购计划单签批流程”补批手续。

3.3采购程序

3.3.1采购员在采购时对同一种商品应至少比价三家以上。3.3.2采购员通过电话、传真“询价单”、e—mail、实地考察等方式进行寻价、比价、议价。3.3.3采购员要如实、认真、工整、逐项填写“物资采购计划单”中的各项目，不得虚填，不得空项，无法填写的应在“备注”栏内注明。

3.3.4总经理对比价项进行核查、审查完毕后在《非、生产物资采购计划单》上的“总经理审批意见”栏确认合适供应商，并在下方“总经理”处签名。(此条仅对重要原材料或是数量金额较大的订单)

4、物资验收入库管理

4.1 物资验收入库一般规定

4.1.1采购人员办理完采购手续后要及时跟踪物资的入库情况。物资入库时，采购人员要协同保管人员与交货人、使用部门主管或质量管理部门办理验收手续，核对清点物资名称、规格、质量、数量是否与计划、合同及购货凭证相符，检查包装封印是否完好，计量物资按净重验收，保管人员和采购人员应按验收单上的要求签字，以履行其职责。

4.1.2仓库保管人员在验收过程中发现的问题，要及时通知物资使用部门和物资采购人员，并同时做出记录备案，分清责任，责任不清时严禁验收入库。

4.1.3验收中的不合格物资，严禁接受，如出现工作失误或故意验收，保管人员负全部经济责任。

4.1.4采购人员对款已付而货未到，或货到发票未到，应及时通知对方经办人，尽快查实情况。

4.2物资验收入库程序

库管员对物资的数量、品种、规格、供货方等对应《非、生产物资采购计划单》进行验收，核实无误后开具《入库单》并在入库单上签字作为入库及验收合格依据。对于急用生产物资，库管员须到现场进行入库验收，并依照物资出入库规定流程办理出入库手续。具体流程：

采购员或供应商送货到库 → 库管员与《非、生产物资采购计划单》核对验收无误后开具《入库单》 → 部门负责人核实《入库单》签字 → 库管员入账。

4.3采购物资的发票入账流程

发票 → 库管员将《入库单》附在发票后 → 部门负责人在发票上签字 → 财务部 → 总经理 → 财务入账。

5、物资出库管理（本部分也可以单独列出，企业根据实际需求拟定）

5.1物资出库一般规定

5.1.1物资的领用、发放，需按“先进先出，计划供应，节约用料”的总原则进行发料，发货时要坚持一核对、二签字、三记帐、四盘点的程序，对违反发料原则造成物资失效、霉变、大料小用、优材劣用以及差错等损失，保管人员承担全部经济责任。

5.1.2各部门领用材料时，必须填制“领料单”，由经办人和部门负责人签字，仓库保管员按签字后的领料单开出库单进行发货，并将领料单附在出库单的后面，填写出库单时必须按出库单规定的格式填写完整。

5.1.3保管人员应严格遵守先办理领料手续后出货的原则，严禁先出货后补办手续和白条发货。

5.1.4各部门领用材料时，应严格按照部门领料单规定的内容和要求填写，不准在领料单上作任何改动，如填写错误必须重写。

5.1.5各种物资材料的转让和外售时，需经公司分管领导和总经理审批，（经办人按购入物资成本，（含运费，采购费用等）另加管理费，进行对外报价），仓库保管人员凭财务部收款凭证，方可办理出库手续。

5.1.6办公用品的领用：各部门在领用办公用品时，一律凭部门月底填写的办公用品申请表中明细，由办公室主任审批，办理领用登记手续。

5.1.7生产用原料、劳动工具、维护材料（包括设备配件等）的领用：领用部门负责人审批，领用后做登记管理，工具统一采用“交旧领新”制。

5.1.8物资出库后仓库保管员要及时登记账簿，仓库保管员按月要与成本会计核对账目，确保货物数量准确无误，成本会计按月向财务部填报物资进、销、存月报表，财务部相关人员要协同保管员和成本会计每月对货物进行实地盘点，做到账账相符，账物相符，账卡相符，卡物相符。

5.1.9所有发料凭证、原始单据应由保管人员妥善保管，按月装订，发料凭证、原始单要按财务制度的保管时间和销毁程序办理，不可丢失，否则，应承担全部经济责任。

5.1.10退库的材料范围包括生产任务完成或竣工多余物资；借领、借发物资；车间小库多余物资。退库时，物资必须完好，物资退库单与原领料单内容要相同，物资退库时保管员要认真进行验收，因物资质量不合格退库，必须进行技术鉴定，出示有充分数据的检查证明方能退库，以便与生产厂家交涉退货。

5.1.11对超储物资应积极调剂，正常存储物资一般不予调剂，凡对外调剂的物资必须由物资采购人员申请，分管领导或总经理审批，其他任何人无权处理。5.1.12严禁将物资借给外单位（个人）使用，违者罚款元，同时追回外借物资，追回物资磨损、损坏的，由责任人按价赔偿。

5.2物资出库程序

5.2.1领用部门必须持有符合规定、符合制度、签字齐全的领料单前往仓库领用。

5.2.2仓库保管员严格执行凭领料单发货，《领料单》上所列领用各项（货物名称、数量等），必须与《非生产物资申领计划单》、《生产物资采购计划单》上所列各项完全一致，核实无误后方可发货。领用流程如下：

使用部门填制领料单 → 部门负责人签字 → 库管员核实→开出库单发货→台账登记。

6、附则

6.1本制度解释权归属本公司，由部门具体负责解释与修订。6.2本制度自动列入公司规章制度序列中。6.3本制度自总经理签字后即生效。

签发人：

日

期：

物资采购入库验收管理制度篇五

第一条 采购单处理

仓库保管员一旦接到采购部门转来的“采购单”，即应按物资类别、来源和入库时间等分门别类归档存放。

第二条 物资标签

物资在待验入库前应在外包装上贴好标签，详细填写批量、品名、规格、数量及入库日期。热点栏目：xx年个人总结

第三条 内购物资入库

1．材料入库前，保管人员必须对照“采购单”，对物料名称、规格、数量、送货单和发票等一一清点核对，确认无误后，将到货日期及实收数量填入“请购单”。

2．如发现实物与“采购单”上所列的内容不符，保管人员应立即对通知采购人员和主管。在这种情况下原则上不予接受入库，如采购部门要求接收则应在单据上注明实际收料状况，并请采购部门会签。

第四条 外购物资入库

1．材料进厂后，保管人员即会同检验人员对照“装箱单”及“采购单”开箱核对材料名称、规格和数量，并将到货日期及实收数量填入“采购单”。

2．开箱后，如发现所装载材料与“装箱单”或“采购单”记载不符，应即通知办理进口人员及采购部门处理。

3．如发现所装载物料有倾覆、破损、变质、受潮等现象，经初步估算损失在xx元以上者，保管人员应即通知采购人员、公证人员等前来公证并通知代理商前来处理，此前应尽可能维持原来状态以利公证作业。如未超过xx元，可按实际数量办理入库，并在“采购单”上注明损失程度和数量。

4．受损物品经公证或代理商确认后，保管人员即开具“索赔处理单”呈主管批示，再送财务部门及采购部门办理索赔。

入库以后，保管人员应将当日所收料品汇总填入“进货日报表”作为入账依据。

第五条 交货数量超额处理

交货数量超过“订购量”部分原则上应予退回，但对于以重量或长度计算的材料，其超交量在3%以下时，可在备注栏注明超交数量，经请示采购部门主管同意后予以接收。

第六条 交货数量短缺处理

交货数量未达订购数量时，原则上应予以补足。但经请购部门主管同意后，可采用财务方式解决。届时保管部门应通知采购部门联络供应商处理。

第七条 急用品入库

紧急材料入库交货时，若保管部门尚未收到“请购单”，收料人员应先询

问采购部门。确认无误后，方可办理入库。

第八条 验收与退货

1．为保证企业产品与服务的高质量，须高度重视来料质量标准问题。质量管理部门应就材料重要性及特性等，适时召集使用部门和其他有关部门按照生产要求制定“材料验收规范”，呈总经理核准后公布实施，作为采购验收依据。

2．属外观等易识别性质检验的物料，验收应于收料后一日内完成。

3．属化学或物理检验的材料，检验部门应于收件后三日内完成。

4．对于必须试用才能实施检验者，由检验部门主管于“材料检验报告表”

（表12-11）中注明预定完成日期，一般不得超过7天。

5．检验合格的材料，检验人员在外包装上贴合格标签，交保管人员入库定位。

6．检验不合格的材料，检验人员在外包装上贴不合格标签，并于“材料检验报告表”上注明具体评价意见，经主管核示处理办法，转采购部门处理并通知请购单位，通知保管部门办理退货。

7．对于检验不合格的材料办理退货时，应开具“材料交运单”并附“材料检验报告表”呈主管签认，作为出厂凭证。

第九条 实施与修订

规定呈总经理核准后实施，修订时亦同。